學生檔案管理

時間：2022-10-08 08:43:10 檔案管理畢業論文

學生檔案管理

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學生檔案管理

　　[摘要]本文先論述學生檔案的重要性、特點及作用，進而指出目前學生檔案管理工作中存在的諸多問題，再而指出為加強學生檔案管理工作的相關對策。

　　關鍵詞：學生檔案;管理;生源

　　學生檔案是學生在校學習、實踐活動及相關活動中形成的具有保存價值的個人人事文件材料。它包括了學生簡歷、成績單、教師鑒定評語、獎懲材料、健康材料及團、黨組織材料等。因此學生檔案是學生在校期間思想道德文化素養、學習能力、學生工作能力和身體狀況等綜合素質的綜合反映。對于每一位學生來說，學生檔案有著極其重要的意義。

　　一、學生檔案的重要性

　　學生檔案是學校檔案群中的一個分支，是學生成長過程人事檔案的重要組成部分。它真實的記載了一個學生從初入校園到畢業期間的德智體美勞相關方面的情況，客觀、真實的反映了每一位學生思想道德文化素養、學習能力、學生工作能力和身體狀況等。

　　學生檔案既方便又實用，不論在質方面還是量方面都有較強的可比性，為學生入團入黨、就業方面都提供了較為科學和準確的依據，避免憑印象、靠反映、賴關系等弊端。學生檔案的建立，對充分調動學生的積極性、培養學生的競爭意識、鼓勵學生奮發進取，以豐碩的成果為自己書寫歷史起到了積極促進作用。

　　二、學生檔案的特點

　　1、豐富性

　　學生檔案的內容相當豐富，它包含學生在校期間的各種表現及相關情況，如：登記表、升學、休學、入團入黨、獎懲情況等材料。

　　2、過渡性

　　學生檔案反映的是學生在校學習的過程，以及伴隨該過程所產生的品德表現和身體健康狀況等方面，如有學生從休學到復學;有學生受獎懲等，這些情況變化都要及時做好記錄，因為這是今后形成完整檔案的基礎，因此其具有過渡性。

　　3、周期性

　　學生檔案隨學生畢業而去，在學校保管、管理的時間僅3年。學生檔案與學生學制時間成正比，因此其具有周期性。

　　4、秘密性

　　每份檔案均記載學生很多個人情況，如家庭父母情況、學習成績、道德品行、獎懲等情況，而這些都屬于個人隱私，在一定范圍內需要保密。所以，學生檔案定要按相關規定妥善管理，避免出現泄密的麻煩。

　　三、學生檔案管理工作存在的問題

　　1、新生檔案收集不齊全

　　近幾年，由于網上招生和新生自帶檔案等原因導致新生檔案收集困難，出現嚴重缺檔的現象，甚至出現學生在畢業離校時，檔案還未有眉目的奇怪現象。目前讓學生自己帶檔案的學校比較多，由于未成年人檔案意識比較薄弱，許多學生進校后仍自行保存檔案不予上交，再加上收檔渠道不暢，給學生檔案的收集工作帶來極大困難。

　　2、招生品種多樣、生源廣泛導致分類管理出現混亂

　　由于教育從精英教育向大眾教育的轉變，進一步擴大招生規模與招生途徑，招生品種從傳統專業擴展到了如藝術生等多個品種和門類。由于各種生源招生、入學時間不同，所以一旦出現有新生延誤上交個人檔案的情形，就無法再規定時間內收齊，會在分類管理上出現一定的混亂現象。

　　3、歸檔材料缺失

　　有些學校送交材料不及時，造成材料歸檔延誤和不完整;除此之外，個別學生對自己檔案不予珍惜，填寫時不仔細、字跡潦草、不按要求填寫等錯誤做法，造成了檔案材料質量不高、不規范。

　　4、畢業生檔案意識薄弱，學校管理難度加大

　　當今社會，人們就業觀念和就業方式發生諸多變化，外資、合資、私營企業比比皆是，許多學生畢業后直接就職于這些企業。而從企業管理角度來探討，一是不具有保管檔案的人事權，二是對企業而言只管招聘用人，并不需要個人檔案。

　　因此出現眾多學生畢業后不要檔案的現象，造成人檔分離、檔案無人問津的局面。久而久之，“死檔”檔案有增無減。畢業生棄檔行為恰恰給學校帶來了重大負擔，一方面需要投入人力去保管“死檔”，另一方面還應當投入硬件如設備、倉庫等去存放這些檔案。

　　四、加強學生檔案管理工作的對策

　　隨著社會經濟的不斷發展，社會各界對人才要求越來越高，加強學生檔案的管理，確保學生檔案信息資料的真實、準確和完整。是各學校學生管理工作中的一項重任。

　　1、要及時移交歸檔材料

　　學校各處、科室對學生入團、黨、評選“三好”等表揚或處分;學生升學、休學、退學等有關材料，須在結束本項工作兩周內及時、完整移交給校學生檔案室，檔案管理員須在接待材料后在規定時間內分類整理，準確裝入學生個人檔案袋。

　　2、加強檔案填寫者的檔案意識

　　首先，學生檔案內容多數是由學生本人填寫。因此，學生檔案的填寫者主要是學生本人。其次，學校各科室領導、具體任課老師、班主任、教務人員也會填寫學生檔案，他們也是學生檔案的填寫者。

　　以上眾多主體對學生檔案的認識及重視程度，就形成了檔案意識的深度。檔案填寫者檔案意識的深淺，決定檔案內在及外在質量。因此，對學生要加強檔案教育，對其他檔案填寫者要提請他們注意，使他們對學生檔案工作有較深的認識和理解，提高他們的檔案意識。

　　3、引導畢業生選擇適當、穩妥的方式保管檔案

　　針對畢業生檔案意識薄弱等情況，學校除了要加強畢業生檔案重要性的宣傳力度，還須引導畢業生選擇適當、穩妥的方式保管自己的人事檔案。

　　或是引導學生選擇人才交流市場的檔案管理方式。人才交流服務機構可以為畢業生辦理檔案掛靠等手續、負責管理委托方(畢業生或無人事檔案保管權用人單位)的個人人事、員工行政關系和檔案材料。

　　或是引導學生選擇學校代理保管方式。少數畢業生因多種原因畢業時沒有立即找到合適的就業單位。依據國家相關政策，畢業院校可為其畢業生免費保管二年后，檔案仍在學校的，作為失業人員，學校自動將其檔案轉往畢業時戶口所在地的區職業介紹機構予以保管。

　　4、簡化手續，系統排列

　　學生檔案是分年級、分專業、分班的，而且每個學生都有自己的學號，因此學生檔案平時應當依照學號進行排放。這樣既節省工作人員時間、又便于及時歸檔。

　　5、充分利用先進技術、加速學生檔案管理的現代化進度

　　加快學生檔案管理現代化建設的進度要分成兩步走。首先，建立學生電子檔案。在電子信息化環境中，文件形式、內容特征均發生變化，檔案電子化能通過計算機系統進行迅速、高效、多方位的整序。其次實現校內計算機聯網，使各部門學生檔案信息資源共享。服務器各不同用戶可以依據其自身需要，利用辦公自動化對電子文件進行自由組合及分類。

　　6、制定學生檔案管理規章制度，實行規范化管理

　　由于學生檔案產生過程具有過渡性及周期性等特點，而要保持學生檔案的完整性就必須建立完善的學生檔案管理機制，實行規范化管理。同意規范，做到有章可循，以保證學生檔案真實、全面、系統、準確。而且緊跟時代的步伐，在管理工作中不斷探索，不斷創新，努力適應新時代、新形勢對學生檔案管理的需求。

　　五、結語

　　總而言之，進一步加強學生檔案管理工作，對選拔優秀人才、充分發揮畢業生走向社會后的積極性，都起著至關重要的作用。

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