高校檔案管理模式

時間：2022-10-08 22:58:18 檔案管理畢業論文

高校檔案管理模式

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　　高校檔案管理模式【1】

　　摘要：本文論述了檔案管理的內容，并提出知識經濟時代檔案管理工作的特點以及如何實現高校檔案管理模式的三大轉變。

　　關鍵詞：高校檔案管理;檔案管理模式;轉變

　　一、檔案管理的內容和性質

　　(一)檔案管理的內容

　　檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。

　　主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會計檔案、藝術檔案、人事檔案、教學檔案和外交檔案等。

　　(二)檔案管理的性質和特點

　　檔案管理是用科學的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項社會實踐服務的一項工作。

　　基本任務是科學地管理好有價值的檔案，以滿足社會對檔案信息的需要。

　　檔案管理工作是一種專門的管理活動。

　　作為專門負責管理各部門檔案的一種獨立的業務工作，是國家科學文化事業的組成部分。

　　與此同時，針對特定的部門來說，檔案管理又是該部門各項管理工作的組成部分，如會計檔案管理是財務管理工作的一部分，干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是生產管理、技術管理和科研管理的重要組成部分等。

　　二、檔案管理的地位和作用

　　檔案工作是國家各項建設事業必不可少的環節。

　　檔案工作的發展受國家各項建設事業的制約和影響;同樣，國家各項建設事業的發展也會受檔案工作的影響。

　　從檔案工作與國家各項建設的關系來說，檔案工作處于服務地位，是條件性的工作，即為國家的政治、經濟、科學、文化活動提供必要的資料，創造必要的條件。

　　但在一定情況下，檔案工作也起決定性的作用。

　　三、知識經濟時代檔案管理工作的特點

　　知識經濟與農業經濟和工業經濟相比，在下列幾方面有顯著不同：一是主導要素不同。

　　農業經濟的主導要素是土地;工業經濟的主導要素是資;知識經濟的主導要素則是人才，人才是經濟增產的決定力量，是社會財富的源泉。

　　二是競爭的對象不同。

　　農業經濟條件下，競爭的對象是土地;工業經濟條件下，競爭的對象是自然資源和勞動力成本;而在知識經濟條件下，競爭的對象是人才、知識和信息，誰擁有了人才、知識和信息，誰就能在這場競爭中取勝。

　　三是投資的重點不同。

　　工業經濟條件下，投資的重點是機器、設備、生產線等有形資產，追求規模效益;而在知識經濟條件下，投資的重點是人力資源開發，提高產品的科技含量，加大人才培訓力度，發展知識型企業。

　　四是資源形態不同。

　　農業經濟和工業經濟條件下，自然物質資源是資源的基礎，它是有限的，人類對它的索取是有限度的，必須考慮自然生態與人類生態之間的平衡;而知識經濟的資源是知識、智慧、發明、管理、技術之類，它是無限的，不受地域和國別的限制。

　　四、實現高校檔案管理模式的三大轉變

　　(一)由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變

　　檔案管理強調以人為本，包括作為服務客體的用戶和作為服務主體的檔案人。

　　在以往的檔案管理中，較多注重于服務客體的讀者用戶的層面，認為以人為本只是指面向用戶、方便用戶、以用戶為中心，而對服務主體的檔案人重視不夠。

　　在知識經濟條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供信息，更是檔案信息資源建造者和維護者，是檔案信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識含量信息產品的設計者、生產者與操作者。

　　不言而喻，檔案人在檔案的保管和提供利用方面，扮演了越來越重要的角色。

　　因此，必須樹立“檔案人”與“用戶”并重的管理理念，切不可忽視“檔案人”這一關鍵要素。

　　只有實現這一轉變，才能更好地發揮檔案人的積極性、主動性與創造性，才能在檔案的管理和各個業務環節中更充分地體現出檔案人的主體作用，從而適應知識經濟給整個人類社會帶來的改變。

　　(二)由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉變

　　要使檔案信息資源在知識經濟時代發揮應有的作用，我們必須強化對檔案信息資源的科學管理功能，變傳統的經驗管理為現代的知識管理;變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識含量、價值含量，提供所產生的社會和經濟效益來衡量館藏檔案的情況，從而使檔案信息資源不斷適應社會主義市場經濟的要求，適應廣大人民群眾對檔案利用的需求。

　　顯然，這種軟性管理能使檔案信息資源隨市場經濟的發展而不斷加快自己的開發戰略，從而增強自己的生命力。

　　(三)由區域性管理向全方位、網絡化管理轉變

　　檔案部門的主要優勢是收藏了大量的原始檔案，是國家的重要信息資源，對其加速開發利用勢在必行。

　　近年來，我國檔案界相繼建立了區域性的管理網絡，使某一地區、某一行業或某一系統的檔案實現了資源共享。

　　在此基礎上，我們必須變區域性管理為全方位、網絡化管理。

　　一方面進行縱向聯系，就是在同行業之間建立起互通、互補檔案信息的新型關系，打破物理意義上的館藏資源概念，使同行業之間利用網絡分發信息，交流工作動態，進行遠程存取的信息服務;另一方面進行橫向聯系，就是要與各行各業保持聯系，實現從單一信息向綜合性信息的方向拓展，把檔案部門與圖書、情報、數據中心連接起來，形成全國性的聯機服務網絡。

　　參考文獻：

　　[1]宋鵬,楊帥,楊嵐欽,洪怡恬.基于ABC分類法的高校檔案庫存管理研究[J].重慶科技學院學報(社會科學版),2009,(01).

　　[2]席杰.淺談知識經濟時代高校檔案管理工作[J].云南檔案,2008,(01).

　　[3]羅長文.淺談高職高專院校評估檔案材料的收集與整理[J].鎮江高專學報,2008,(03).

　　黨校檔案管理研究【2】

　　摘要：本文就黨校檔案管理工作中存在的問題展開探討，并制定了科學有效的應對策略。

　　對提升黨校檔案管理水平，發揮檔案資料核心應用價值，實現資源共享，有積極有效的促進作用。

　　關鍵詞：黨校;檔案管理;問題

　　一、前言

　　檔案資料用于記錄人們各項文明活動，是服務大眾、傳承歷史，造福社會的重要工作，體現了一定的機密性、政治以及服務性。

　　黨校則是教育培養領導干部的學府，其檔案工作同高校、黨政機關體現了顯著的共性特征，同時包含一定特殊性。

　　黨校開展檔案管理主體負責對黨校的教學科研工作以及行政活動相關的文字信息、圖表資料實施有序的管理并供給人性化的服務。

　　黨校各類價值化檔案全面映射了其實踐發展以及變遷過程，因此為黨校核心的信息資源。

　　為此只有做好黨校檔案管理，方能激發檔案應用價值，促進黨校各項工作的良好開展。

　　二、黨校檔案管理工作中包含的問題

　　檔案管理工作在黨校各項工作之中發揮了重要作用，可為黨校教學管理、科研工作供給真實可靠的信息數據，還可為黨校的實踐發展、決策管理提供必要的資料參考。

　　然而，長久以來，黨校卻存在檔案意識有限，投建硬件較多、對于軟件的建設不良等問題。

　　一些人則認為檔案管理工作同自身相關性不大，在實踐工作中欠缺責任感，不能扎實的掌握實踐技能，豐富檔案管理知識，僅能夠做好文件的管理以及表面工作。

　　關于檔案管理工作的體制也存在缺失的現象，僅對于一些紙質資料、檔案文件制定了相應的管理規定，卻沒有清晰明確電子檔案應如何管理。

　　由于電子資料記錄以及存儲載體模式同傳統檔案有著本質的區別，因此應全面構建電子信息文檔的歸檔以及管控制度，設置工作流程、管理細則，方能令黨校檔案管理標準清晰、操作規范，促進工作水平的優化提升。

　　在收藏管理實踐中，一些黨校還存在技術相對落后，配設現代化設備應用效率有限，沒能全面實現電子化、自動化管理目標的現象。

　　從事黨校檔案工作的人員其具備的專業能力與素質水平存在一定差距，經受過專業教育培訓的員工總量有限，較多人員為半路改行，體現了專業人才的欠缺。

　　加之受到編制管理以及工作事務的綜合影響，崗位變動的頻繁，進一步對黨校檔案工作隊伍整體素質造成了不良影響。

　　檔案管理工作的核心目標在于擴充及開發優質信息資源，為黨校的發展做出必要貢獻。

　　然而，當前一些黨校管理檔案階段中則存在資源應用開發欠缺的不良問題。

　　令較多珍貴、高應用價值的檔案文件長久擱置，無法發揮優質效用。

　　三、黨校檔案管理科學策略

　　(一)提升檔案意識，促進檔案工作全面制度化

　　為優化黨校檔案管理工作，應促進工作人員提升檔案意識。

　　可借助報紙、校園網、電視等渠道開展全面宣傳，令黨校教職工全面掌握檔案知識、了解有關法律法規，進而在工作中積極主動的做好檔案收集、匯總與整理工作，促進其為學校的發展建設貢獻應有價值。

　　同時檔案工作人員應積極的參與學校、有關部門組織的培訓教育，開闊視野，豐富工作經驗。

　　為打好工作基礎，可促進檔案工作的全面制度化，應將各項任務科學的分解至個人，創建檔案歸檔、管理、應用、安全保密、總量統計以及移交規定，并將工作績效納入至考核管理計劃之中，創建完善健全的獎懲管理體制。

　　還應注重補充有關電子檔案管理的體制，針對其來源廣泛的特點，應在承辦各項紙質文件的基礎上將電子文件安全完整的存儲，并同步歸檔。

　　黨校管理部門則應強化監督控制、指導審查，開展業務培訓與績效管理，真正促進檔案工作的高效化、規范化以及科學化。

　　(二)擴充館藏內容，促進檔案工作信息化，提升員工技能水平

　　黨校檔案館藏內容應進一步擴充豐富，倘若資源匱乏，便會影響其優質效用的發揮。

　　因此應擴充資金投入，預留充足的檔案存儲空間。

　　還應豐富檔案資料類別，令其為教學以及科研工作全面服務。

　　黨校檔案部門還應全面應用電子系統輔助管理，引入現代化網絡技術，創建信息橋梁。

　　黨校各單位應利用內外網全面接受各類資料檔案，做好歸檔管理，進而提升實踐工作效率，優化工作質量。

　　黨校同普通學校相比體現了一定的特殊性，其涉及面廣泛，同時需要嚴格緊密的工作。

　　因此工作人員應進一步豐富政治素質，提升思想覺悟，具備良好的政治熱情，積極主動的維護檔案工作的整體性、科學性、系統性以及連貫性。

　　另外應豐富職業素養，樹立愛崗敬業、甘于奉獻的精神，服務于黨校的工作大局。

　　檔案工作人員還應強化業務技能，了解業務范疇，依據工作屬性以及特征擴充知識儲備，創建同檔案工作良好適應的結構體系。

　　另外應提升檔案員工處理信息技能，令其豐富掌握有關原理與知識，并熟練應用數字技術進行檔案資源的廣泛搜集、系統查閱，成為專業管理人才。

　　(三)強化開發應用，促進檔案資源全面共享

　　黨校檔案資源不僅具備專用性，同時體現了一定的獨立性。

　　因此我們應全面應用優質檔案資源，做好清晰、科學的分類整理，令其構成體現實用性、精準性、真實性以及權威性的信息檔案系統。

　　應促進價值化檔案資源的全面共享，令其發揮良好的應用效益。

　　首先可構建黨校信息檔案全面共享與優質服務的實踐渠道，將科學以及共享的各類檔案資源作為核心基礎，提升檔案資料服務水平。

　　應提升檔案資源研究開發力度，科學應用信息化、現代化手段，完善檔案資料的目錄整理匯編以及制作編輯工作。

　　同時應面向黨校員工定期發布檔案館藏的動向、狀況，便于教職員工的便利、快速查閱。

　　應完善檔案資料、信息的加工，開展人性化的增值服務，以讀者至上，從被動的工作轉變為主動、積極的服務。

　　應引入智能管理模式，對教職工提供指導、資訊服務，輔助其快速的查閱應用檔案資料，進而令黨校的各項檔案資源應用開發擴充深度。

　　再者應全面應用黨校內部的網絡資源優勢，促進電子檔案應用效率水平的全面提升。

　　應在黨校管理教學各個時期、不同教學進程，依據教學服務崗位以及具體的工作任務，全面開展優質高效的檔案管理服務工作。

　　應令黨校開展的檔案管理在服務本校發展管理的基礎上，提升主動性，促進服務范疇的全面擴充，激發黨校檔案管理工作的綜合效益以及社會價值。

　　四、結語

　　總之，強化黨校檔案管理，是一項艱巨且重要的工作任務。

　　我們只有積極探索、全面研究，針對實踐工作中存在的問題制定科學有效的應對策略，方能提升工作水平、優化服務管理，為黨校的發展建設作出重要貢獻。

　　參考文獻：

　　[1]盧善國.淺談黨校檔案管理網絡化[J].科技資訊，2008(24).

　　[2]俞敏珍.淺析黨校檔案目標管理浙江省三級達標的關鍵措施[J].中國科技信息，2011(8).

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