檔案利用的要點
檔案利用的要點
【摘 要】 本文基于長期基層檔案工作的實際，列舉了在實踐中利用檔案資料的實例，提出了充分利用檔案的要點，希望達到引起社會各方面的重視，有序指導檔案工作，進一步搞好檔案的基礎和檔案的利用工作。
【關鍵詞】 檔案利用;實例;利用;要點
在新的歷史時期和新情況的雙重影響下，檔案利用對社會各界的作用日益變得重要，檔案利用從冷門行業正逐步轉化為國家建設、社會發展、和人民群眾的根本利益保障的一項基礎工作，成為建設社會主義市場經濟和構建和諧社會不可或缺的重要保障。
一、檔案利用的定義
1、檔案的定義。
檔案在我國不同時期有不同的稱謂，先秦為“冊”、“中”，盛唐為“文書”、“文案”和“案牘”，明清代統一稱作“檔案”。
改革開放后于1988年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義為：是指過去和現在的國家機關、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。
中華人民共和國檔案行業標準《檔案工作基本術語》對檔案的定義表述是：國家機構，社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
2、檔案利用的定義。
檔案是記錄歷史、文化的有力工具，檔案具備記憶和可查尋的特征，檔案利用在本文定義為：各級政府、組織、團體或者個人通過檔案資料的查尋、借鑒和應用檔案信息，滿足其各種需求的行為，是檔案價值的一個體現的過程。
檔案利用是整個檔案工作過程中最終環節，是檔案實現潛在價值的過程。
檔案利用工作近幾年來社會發展、國家建設、人民群眾需要的不斷改變而變得日益重要，這導致了檔案工作從無人問津的冷門行業，逐漸演化為社會主義建設和構建和諧社會的重要基礎工作。
黨和政府隨著執政觀念的改變，正在逐步強化對檔案工作的重視，提出檔案三大體系建設(檔案保護和檔案資源、檔案利用共同構成了三大體系)，在思想上將檔案利用推向了檔案工作的歷史最高峰。
檔案保護作為檔案三大體系建設的一項措施提出來，足以證明檔案保護的重要性。
二、檔案利用實例
在檔案工作中會遇到各種利用檔案的實例。
1、還原歷史，接續當今。
2010年1月，我單位職工程某退休，在辦理退休養老保險手續過程中，因工齡計算出現程某和人事部門的紛爭，程某堅持在1968年下鄉，而人事部門確定程某參加工作時間為1974年，由于涉及個人切身利益，雙方矛盾激烈。
因為我單位踏實的檔案工作作風，基礎扎實，在程某的檔案中發現了一張1968年下鄉期間的獎勵證書底單，從而還原了歷史的真相，證明了其真實的工作經歷，對此，各界和各級領導都有正面的高度評價。
2、記錄歷史，傳承文化。
2009年，我單位開始編修新版的單位史志，史志辦同志由于對單位歷史了解不透，編修工作受到極大影響，數次修稿都不能接續好單位歷史的嚴格和文化傳承的順序，我部門為史志辦提供從設立之初一直到如今的統計檔案、人事檔案和會議記錄，這為史志辦同志起到了雪中送炭的作用，讓他們有了可信、科學和客觀的參考材料。
3、調節紛爭，化解爭議。
2009年，我單位職工李某因為1998年中申請的工作發明作為晉升高級職稱條件，與同期共同申請者郝某發生紛爭，雙方各執一詞，都說自己是主要發明人，在多方調節無效的情況下，到本部門進行檔案調用，經過查尋還原出李某的第一發明人身份，李某順利得以晉級。
4、記憶歷史，保護合法利益。
由于歷史原因，我單位用地十分混亂，后勤部門土地確權沒有一個清晰地掌握，在2007、2008和2010年分別與兄弟單位發生了4起土地糾紛事件，我部門多次通過查閱了1990年后土地權屬證書的形式，確定了我單位用地范圍、權屬和性質，有效保護了我單位合法的利益。
三、檔案利用的要點
1、開放應該符合規定的檔案資料。
根據《中華人民共和國檔案法》第四章第十九條“國家檔案館保管的檔案，一般應當自形成之日起滿三十年向社會開放。
經濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務院批準施行。”及《中華人民共和國檔案法實施辦法》第四章第二十二條“中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的檔案。”
2、充分利用未開放的檔案資料。
根據《中華人民共和國檔案法》第四章第二十條“利用未開放檔案的辦法，由國家檔案行政管理部門和有關主管部門規定。
“及《中華人民共和國檔案法實施辦法》第四章第二十二條”“機關、團體、企業事業單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意”。
3、充分利用民生檔案資料。
對于涉及婚姻、招工和知青等各種類型的民生檔案要本著當事人同意，并持委托代理人身份證、當事人身份證等有效證件，方可查閱。
4、利用檔案要求：首先為保護檔案的安全與完整，利用者查閱檔案時，禁止對檔案進行拆線、撕頁、折疊、涂改、勾畫標記、污損，不得有損毀檔案的行為。
其次，利用者查閱檔案時，所需檔案復制件由本館審核無誤，加蓋印章后具有與檔案原件同等的效力。
未經工作人員允許，不得擅自復制。
摘抄的檔案由工作人員嚴格審核后，方準予帶走。
其三，大量利用檔案進行專題研究和編寫資料須事先向檔案館提出需求，經本館統一安排，查閱利用。
最后，利用檔案須在本館閱覽室，不予外借。
5、強化利用檔案的法律責任。
根據《中華人民共和國檔案法》第二十四條：有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分;構成犯罪的，依法追究刑事責任。
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