談檔案管理的缺陷與信息化的優勢論文
傳統的檔案一般都是紙質形勢的，也是依賴人工管理，那么在日常的管理中，紙質資料對存儲環境的要求較高，檔案管理人員要經常留意資料是否發霉、發潮，平時還要注意防火、放水。因火災或水災造成的檔案損壞的例子時常發生，給珍貴資料的管理帶來不可挽回的損失，因為紙質資料一般缺乏備份，一旦損壞，沒有補救措施。因為紙質對環境的要求較高，每年用于優化環境的費用都非常可觀。查閱人在翻看檔案的過程中，每次使用對檔案來說都是一次損耗，檔案使用的時間越長，所受到的損耗越厲害，給檔案管理工作帶來極大挑戰。如果檔案館需要進行搬遷，那么需要極大的人力、物力支撐，而且需要保證檔案的有序和不流失也是很有挑戰的。如果不搬遷，隨著資料的越來越多，現有的空間可能存放不下①。隨著辦公自動化的應用，傳統的檔案管理已經很難適應企業的發展需要。企業辦公中大量使用信息技術、文檔一體化速度不斷加快，檔案資料由傳統的紙質向數字化方向轉變。現在很多單位內部信息的傳輸采用電子郵件而不再使用通告的形勢，檔案信息化已成為主體趨勢，檔案信息化建設是檔案工作者的新的任務和要求。
一、檔案信息化管理的優勢
首先，在檔案儲存方面具有優勢。紙質檔案需要占據極大的空間資源，歸類、整理、維護工作量巨大，需要很多人力資源。而檔案信息化后極大節約了空間資源，而且便于整理、歸檔，在保存方面也很便捷，既減少了資料不必要的流失，又節約了大量的資源和人力。檔案信息化后資料存儲只需借助硬盤便可完成，而且存儲量巨大，相比紙質檔案，非常具有優勢。
其次，在檔案維護方面具有優勢。紙質檔案后期維護工作量很大，需要對檔案進行分類、整理、歸檔，需要耗費檔案管理人員許多的時間、精力。而電子檔案在生成后可以實現即時歸檔，各部門可以通過計算機將檔案傳與檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進行接收，根據相應部門的編碼完成歸檔，操作快捷、高效。而且原始檔案遭到破壞后，不像紙質檔案無法修復以致形成災難性破壞，只需通過備份數據即可還原。
再者，查閱非常方便。紙質檔案查閱前，需向檔案室提出申請，再接到許可后進入檔案室進行手動翻查，不可避免地會將原來整齊、有序的檔案翻亂，檔案管理人員要重新放置、整理。而信息化管理的優勢在于互聯網上的資源共享，用戶可以憑借用戶民登錄、查閱，或者直接提出在線申請，整個查詢過程只需在用戶的電腦上完成，而且查的準確、快速，不用檔案管理員重新排列圖書，節省了大量的經營成本，而且提高了工作效率。
二、檔案信息化建設中應注意的問題
（一）強化檔案管理意識
對檔案管理的意識不夠是很多企事業單位共存的問題，沒有意識到檔案工作的重要性和檔案信息化建設的重要意義，從而是信息化建設受阻，進步不大。檔案工作者應該加強信息化意識，不要將檔案當作歷史一樣封存，而是進行動態的管理、維護，記錄重要的信息，為企事業單位的發展提供歷史性依據②。
（二）檔案管理的安全性意識要加強
檔案信息化建設時一個長期、漸進的過程，但也不要忽視紙質檔案的管理和維護，防止信息流失。紙質檔案仍然是我們進行信息化建設的基礎之一，不可忽視。再者，要保護企事業單位信息系統的安全，養成對數據施行備份的習慣，嚴防網絡病毒的攻擊，對查閱權限進行限制，保護企事業單位信息的安全、完整。
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