接待方案

時間：2024-08-15 06:08:34 方案

關于接待方案集錦9篇

　　為了確保工作或事情有序地進行，通常會被要求事先制定方案，方案屬于計劃類文書的一種。方案的格式和要求是什么樣的呢？下面是小編收集整理的接待方案9篇，歡迎閱讀與收藏。

關于接待方案集錦9篇

接待方案篇1

　　一、接待計劃的主要內容

　　(一)學習目標

　　熟悉接待計劃的主要內容。

　　(二)擬定接待計劃

　　接待來訪者，特別是接待來訪團體的第一項工作，就是要擬定出切實可行的接待計劃。接待計劃的主要內容包括：

　　1.接待方針，即接待的指導思想。

　　2.接待規格。針對不同的客人采用不同的接待規格。第一種是對等接待，即陪同人員與客人職務、級別大體一樣，大部分接待都是對等接待。第二種是高規格接待，即陪同人員比客人職務要高，適用于比較重要的接待。第三種是低規格接待，即陪同人員比客人職務要低，主要適用在基層。

　　3.接待日程安排。接待日程安排應當制定周全，尤其是接待活動的重要內容不可疏漏，比如安排迎接、拜會、宴請、會談、參觀、游覽、送行等事宜。接待日程安排還要注意時間上的緊湊，上一項活動與下一項活動之間既不能沖突，又不能間隔太長。

　　4.接待形式。

　　5.接待經費開支。

　　(三)相應知識

　　我國是一個多民族的國家，在制定接待計劃和接待工作時，一定要尊重少數民族的禮儀、習俗。下面簡單介紹部分少數民族禮儀、習俗情況，供接待少數民族來訪者時參考。

　　二、熟悉接待工作具體事項

　　(一)學習目標

　　熟悉接待工作的具體事項，更好地制定接待計劃。

　　(二)熟悉接待工作具體事項

　　1.首先要了解清楚來賓的基本情況，包括所在單位、姓名、性別、職務、級別及一行人數，以及到達的日期和地點。

　　2.填報請示報告卡片，將來賓情況和意圖向有關領導報告，并根據對方意圖和實際情況，擬出接待計劃和日程安排的初步意見，一并報請領導批示。

　　3.根據來賓的身份和其他實際情況，通知具體接待部門安排好住宿。

　　4.根據實際工作需要，安排好來賓用車和接待工作用車。

　　5.在國家規定標準的范圍內，盡可能周到地安排好來賓的飲食。

　　6.根據來賓的工作內容，分別做好以下安排。

　　如來賓要進行參觀學習，則應根據對方的要求，事先安排好參觀點，并通知有關部門或單位準備匯報材料，組織好有關情況介紹、現場操作和表演、產品或樣品陳列等各項準備工作。

　　7.根據對方的工作內容，事先擬訂出各個項目陪同人員的名單，報請領導批準后，即通知有關人員不要外出，并作好準備。

　　8.根據來賓的身份和抵達的日期、地點，安排有關領導或工作人員到車站、機場、碼頭迎接。

　　9.來賓到達并住下后，雙方商定具體的活動日程，盡快將日程安排印發有關領導和部門按此執行。

　　10.在合適的時機按照大體對等的禮儀原則，安排有關領導同志看望來賓，事先安排好地點及陪同人員。

　　11.根據領導指示或來賓要求，作好游覽風景區和名勝古跡的安排。

　　12.在條件許可的情況下，為來賓安排一些必要的文化娛樂活動，如電影、地方戲劇、晚會、書畫活動、參觀展覽等。

　　13.根據來賓要求，安排好體育活動，通知體育場館作好場地、器材等準備，并安排陪同人員。

　　14.來賓如有重要身份，或活動具有重要意義，則應通知有關新聞單位派人進行采訪、報道，負責介紹情況，安排采訪對象談話，并受領導委托對稿件進行把關。

　　15.事先征詢來賓意見，預訂、預購返程車船或飛機票。

　　16.來賓離去時，安排有關領導或工作人員到住地或去車站、碼頭、機場為客人送行。

　　(三)相應知識

　　為制定好接待計劃，必須熟悉接待工作的具體事項，同時也要熟悉接待來訪者的見面禮節。

　　1.見面禮節

　　(1)致意

　　致意是用語言或行為向別人問好，表示自己的`慰問。致意是社交應酬的最簡單、最常用的禮儀。例如：見面時問好、點頭、舉手、抬身、脫帽等都是致意。

　　打招呼是兩個已經認識的人見面時的禮節。一天中首次見面，或一次活動中初遇，應問好，對方主動問好時，一定要相應回答。

　　打招呼是構成人際關系的重要內容。一雙坦誠的眼睛，一副面帶微笑的面容，聲音熱情地向人打招呼，是一個成功的秘書人員應具備的素質。

　　(2)握手

　　握手是表示友好的舉止，是一種非常普遍的禮貌行為。當兩個陌生人被人介紹相識時需要握手，朋友見面時需要握手，告別時也需要握手。它還是一種表示祝賀、感謝、慰問相互鼓勵的善意行為。

　　通常雙方相見時，主人，年長者，職高者，女士應先伸手;客人，年輕者，身份低者，男士可先問候，待對方伸手后立即隨應再握手。

　　行握手禮時，距離受禮者約一步，上身稍前傾，兩足立正，伸出右手，四指并齊，拇指張開向受禮者伸出，在齊腰的高度與對方恰到好處地認真一握，一般3-4秒，禮畢即松開。如初次見面，握手時間不宜過長;如老朋友意外相見，握手時間可適當加長，以表示不期而遇的喜悅。男士與女士握手，時間應較短。

　　一個人與多人握手時應遵守先高后低，先長后幼，先主后賓，先女后男的原則。多人同時握手時不要交叉，待別人握完后再伸手，也不可同時伸出雙手與兩人握手。

　　2.引見介紹

　　(1)自我介紹

　　自我介紹是在沒有中介人的情況下，樹立自己的形象和價值的一種重要方法與手段。

　　通常本人要鎮定，充滿信心，親切自然，友善可掬，先向對方點頭致意，得到回應后，向對方介紹自己的姓名、身份、單位，并可隨之遞上名片。自我介紹要根據交往目的、對象來決定介紹內容的繁簡。

　　(2)介紹他人

　　為他人介紹時，介紹順序為先把年齡輕的介紹給年長的;先把職位低的介紹給職位高的;先把賓客介紹給主人;先把男士介紹給女士。在雙方的地位和年齡差不多時，應該先把與自己關系密切的人引見給另一方。如果把一個人介紹給眾多人時，首先應該向大家介紹這個人，然后再把眾人逐個介紹給這個人。集體介紹可以按照座位次序或職務次序一一介紹。

　　3.遞接名片

　　(1)遞送名片

　　名片的遞送，要講究禮儀。通常是在自我介紹后或被別人介紹后出示的。

　　遞送名片時應起立，上身向對方前傾以敬禮狀，表示尊敬。并用雙手的拇指和食指輕輕地握住名片的前端，而為了使對方容易看，名片的正面要朝向對方，遞時可以同時報上自己的姓名。

　　(2)接收名片

　　對待名片應像對其主人一樣尊重和愛惜。若接名片，要用雙手由名片的下方恭敬接過收到胸前，并認真拜讀，此時，眼睛注視著名片，認真看對方的身份、姓名，也可輕輕讀名片上的內容。接過的名片忌隨手亂放或不加確認就收入包中，這是很失禮的。

　　(四)注意事項

　　禮節的一般關系。表面看來禮節只是待人接物的一種形式，但禮節的方方面面要求中都滲透著一定的人文道德觀念。如：

　　1.講究態度。尊重他人態度。

　　2.弄清關系。不同關系，就有不同的禮儀規范。

　　3.把握分寸。禮節之美就體現在分寸上。

　　4.送禮貴在適宜。對回報別人好意，是沒有特別時間限制的。

接待方案篇2

　　為充分體現我項目部日常精細化管理水平和全體管理人員的精神面貌，現特制訂我項目部“關于迎接各級領導檢查工作接待方案”，此方案就接待檢查中各個部門及相關人員的任務分工做出了明確。期望項目全體管理人員在今后的接待工作中嚴格按照此辦法執行，切實做好各項服務工作。

　　一、迎接小組成員名單：

　　組長：XXX

　　副組長：XXX

　　組員：XXXXX

　　二、任務分工：

　　（一）針對具體狀況，魏友斌及時做迎接檢查工作任務部署和安排，并在迎接任務部署中進行全面動態跟蹤，確保各項迎接準備工作保質保量完成。

　　（二）根據工作部署和安排，杭曉光負責落實現場安全禮貌施工工作部署，確保現場施工道路通暢、整潔、無積水，施工現場整潔，材料堆碼整齊，臨邊防護、安全防護到位，現場標識標牌、迎接檢查橫幅掛設到位，確保施工現場貼合《重慶市安全禮貌施工工地檢查標準》的要求。此項工作由安全部門負責人李來華及材料部門負責人杜瑋協助實施完成。

　　（三）針對工作部署和安排，強安鵬負責落實工程實體質量控制，對于現場存在的`質量問題及時要求進行必要的整改和補救措施（如爆模、漏漿、蜂窩麻面等混凝土外觀成型質量）。同時，將工程實際實施狀況構成書面文字匯報材料。此項工作由鄭時春、楊賀龍協助實施。

　　（四）根據工程實際狀況，由吳銳負責將合同履約狀況構成書面匯報材料，此項工作由田雯協助實施。

　　（五）由吳建松負責迎接檢查的后勤保障及相關行政工作，具體包括：辦公區清潔衛生，會議室迎接檢查橫幅掛設，會議室擺放鮮花、水果、香煙、礦泉水，茶水等。此項工作由李曉明協助實施。

　　（六）迎接活動中：

　　1、全體管理人員統一著項目工作服，佩戴胸牌及安全帽成兩列隊伍列隊歡迎。強安鵬負責領導到場后的迎賓工作，黃忠文、杜瑋負責攝像，田雯、施洪鑫、李曉明負責分發安全帽。

　　2、進入施工現場后由魏友斌陪同，其余管理人員跟隨，陪同人員務必從始至終陪到底，中途不得離開結合現場實際狀況，魏友斌介紹工程概況并對檢查中的提問做回答。檢查過程中針對工程實體，強安鵬對工程實體質量和施工過程新工藝新標準做補充介紹。

　　3、現場檢查后，全體管理人員參加現場會議。魏友斌主持會議并首先做工作匯報。匯報材料應包括工程概況、工程進度、質量、安全、合同履約狀況。匯報后懇請給予意見和推薦。會議中，由李曉明負責會議服務工作，吳建松做會議紀要。

　　上述方案根據項目部實際狀況制定，期望各部門及相關人員嚴格按照此方案執行。

接待方案篇3

　　根據學校20xx年關于做好新生接待工作會議的精神和工作部署，就切實做好南海校區20xx年新生接待工作制定本方案。

　　一、成立新生接待工作領導小組

　　組長：李醒華朱鮀華

　　副組長：劉科榮吳劍麗葉欣

　　成員：劉師權黃嗣殷王楚鴻李衛東董科偉莫時聲

　　張燕萍李鐵軍李韻劉鳳芹

　　二、新生接待時間

　　20xx年8月28日（星期日），早上7：00至晚上10：30。

　　三、接待新生地點

　　校區外接待點設在石牌校區（行政樓北面停車場東面）和南海（桂城）汽車站。

　　校區內接待點設在多功能體育館。

　　四、新生接待工作的具體分工與安排

　　（一）校區外接待點工作由學生工作辦公室負責。前往石牌校區接待點的第一班工作人員請于當天早上6：00準時在校區停車場乘車出發，前往南海（桂城）汽車站接待點的第一班工作人員請于當天早上6：30準時在校區停車場乘車出發。校區外接待點的工作時間為當天早上7：00至晚上10：30，當天晚上10：30收班返校。

　　聯系、協調南海桂城汽車站接待點的相關事宜由黨政辦公室負責。

　　（二）對校區內接待點工作作如下安排：

　　1、黨政辦公室

　　負責新生接待工作的總體協調。負責制訂新生接待工作方案，制作橫幅、路標、接待點各專業標牌、車輛停放標志牌、新生入學指南、新生報到流程和報到須知（內容由學生工作辦公室提供），布置校區內宣傳環境；調度新生接待車輛，安排當天新生接待工作人員的工作餐及飲用水，提供新生接待工作辦公用品，負責協調設置現場醫療點，負責設立臨時復印點，負責安裝體育館接待點電話及銀行收費網線以及代表校區聯系外單位對新生接待工作的`贊助。

　　2、學生工作辦公室

　　負責組織老生參加接待工作，印制新生報到個人信息條、張貼新生名單，懸掛報到專業標牌、財務收費標牌等，負責做好學生墻報、廣播臺宣傳工作；負責做好新生報到人數的統計工作，負責辦理“綠色通道”相關手續；負責與后勤管理辦公室協調做好提前來報到的新生及家長的食宿安排，編排新生入住學生公寓房間名單；負責組織及培訓學生志愿者參加新生接待服務，做好體育館音響布置；負責收集新生檔案；負責新生黨員的培訓工作。

　　3、財務辦公室

　　負責新生收費工作，聯系銀行做好相關工作。

　　4、后勤管理辦公室

　　負責體育館接待場地的布置，包括鋪地板膠、擺放桌椅、拉電、安裝風扇、擺放滅火器以及在室外撐太陽傘、搭帳篷（由中國聯通公司提供）等；負責維護校區內交通秩序，疏導交通，保證暢通；負責各個接待點的安全保衛工作，聯系與溝通屬地公安部門維護治安穩定；負責在體育館內外設置飲用水點，安排中標廠家銷售床上用品；負責做好新生入住學生公寓的各項工作。

　　5、組織人事辦公室

　　負責做好新生接待工作人員的補助報帳工作。

　　6、教學科研辦公室

　　負責做好本部在南海校區開辦的專業的報到點工作，工作時間為當天早上7：00至晚上10：30。

　　7、各系

　　負責派出教師（每個專業2人，分本科、專科）做好校園卡的發放工作，并做好本系各專業新生報到點有關工作，工作時間為當天早上7：00至晚上10：30。

　　8、信息中心

　　負責新生一卡通校園卡的制作工作。

　　五、時間進度

　　各項準備工作在8月27日（星期六）下午16：00前完成。新生接待工作領導小組8月27日下午16：00檢查工作準備情況。

　　六、工作要求和注意事項

　　1、各辦、各系、各單位必須高度重視新生接待工作，加強組織領導，層層落實，確保迎新工作順利進行。所有參加新生接待的工作人員必須在當天7:00前到位開展工作，最后撤場時間必須由校區統一安排，在結束新生接待工作、撤場前必須向黨政辦公室報告新生接待情況，經同意方可撤場。

　　2、所有參加新生接待的工作人員必須牢固樹立以生為本的觀念，增強工作責任感和服務意識，做到熱情周到、耐心細致、不怕辛苦、團結協作。

　　3、增強安全觀念，做好安全工作。尤其要提醒新生妥善保管好自己的行李和財物，防止丟失或被竊。

　　4、為了保證校園環境整潔，保證校內工作有序和人流暢通，校區大型活動的贊助聯系由黨政辦公室總體負責。

　　5、新生接待期間除了經校區同意并指定的展示（或促銷）的場地外，禁止任何單位和個人在接待點及周邊設攤擺賣或推銷商品，禁止任何人到新生公寓推銷商品。

　　6、各辦、各系、各單位在8月26日（星期五）上午11：00前把參加新生接待的工作人員名單及聯系電話（手機）報黨政辦公室黃浣塵處，聯系電話：

接待方案篇4

　　接待前準備：

　　1、熟悉接待計劃日程安排，所接待客人名單、抵達時間及交通工具（火車/飛機），落實接站車輛車次，接站人員。

　　2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項，做好住宿和餐飲安排工作。

　　3、提前按要求做好旅游及行程計劃、安排好旅游車輛，駕駛人員，導游人員，旅游景點，旅游途中就餐點。

　　一、活動日程（見日程安排表. ）

　　二、接待安排

　　成立接待籌備領導小組發

　　組長：付超

　　領導小組下設辦公室，負責人***，具體負責整個接待期間的.各項工作。成員單位：分公司人事部公關部

　　辦公室下設材料組、會務組。

　　（一）材料組

　　負責人：***

　　成員：秘書處有關人員

　　職責：

　　1. 領導講話、主持稿、論文集

　　2. 代表報到、登記，制定花名冊、通訊錄

　　3. 會議須知、日程表

　　4. 代表、工作人員住宿、餐飲分配表

　　5. 制做文件袋、配記事本、筆、相冊

　　6. 材料裝袋、印制代表證、工作人員證、桌簽

　　7. 乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛

　　（二）會務組

　　負責人：***

　　成員：總務處有關人員

　　職責：具體負責請領導參加開幕式、聯系開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的購買發放、后勤保障及各項協調工作。

　　1. 車輛

　　負責人：***

　　（1）會議抽調公關部秘書處轎車3臺主要用于迎接代表團。

　　（2）（2）各單位抽調的車輛要做到整潔干凈、無故障、無灰塵。

　　（3）車輛市內用油由各部門自行解決。

　　（4）聯系各代表團鐵路定票，為代表自帶車輛加油及送站工作。

　　2. 接站

　　負責人：***

　　1月10日，各代表團報到當天，對坐車來的代表，派車在高速公路出口處迎接；對乘火車來的代表，派車到車站迎接（由責任單位自制接站牌）。

　　具體分工：負責人自行安排

　　3. 住宿

　　負責人：***

　　住宿。會議代表統一住鐘樓飯店。總代表安排單獨住一標準間，其它代表2個人住一標準間，各代表房間內擺放水果、香煙和主要地方報紙。

　　4. 宴請

　　宴請。10日各代表團報到后，在飯店舉行歡迎晚宴，擬請×座陪（擺牌）。要求。會議用餐依簽牌固定餐位，一樓正廳懸掛歡迎橫幅；會議室掛會標，擺放鮮花，代表座簽等，要體現隆重、端莊、整潔。

　　5. 紀念品

　　負責人：***

　　準備給mark 紀念品1份，以表感謝。

　　6. 參觀、娛樂活動

　　（1）游覽。

　　責任人：***

　　負責游覽期間住宿、用餐、游玩等活動。

　　要求：游覽長負責培訓3男3女既6名隨車導游。

　　（2）8月11日晚，舉辦聯歡晚會。

　　責任人：***

　　負責聯系晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手，制定由各代表團參與的演出計劃。

接待方案篇5

　　一、指導思想

　　積極發揮接待工作的橋梁和紐帶作用，努力做好各項接待工作，以文明、禮貌、熱情、周到的服務，讓每位來賓高興而來，滿意而歸。促進——的經濟發展和對外開放，全面推進——科技城建設和體育事業的發展。

　　二、組織機構

　　————的接待工作由接待部部長——同志負總責，來賓接待由接待部統一組織。

　　(一)接待工作組織機構

　　部長——主持接待部全面工作。

　　副部長——負責來賓食宿點和公共場所的衛生防疫，大會醫療救護工作;負責所有來賓食、宿點的總體劃分安排;對口賓館醫衛處。

　　副部長——負責接待工作的組織實施，安排大型宴請活動，協調處理臨時突發情況;對口接待部綜合處。處長——負責賓館醫衛處工作。

　　處長——負責綜合處工作。

　　(二)接待部工作任務

　　1、負責接待工作的指揮和協調。

　　2、負責來賓信息的匯總及食宿安排。

　　3、負責監督指導定點接待單位完善硬件設施，規范服務行為。

　　4、負責衛生防疫和醫療救護工作。

　　5、對抽調的接待工作人員和定點接待單位的有關人員進行培訓。

　　6、組織做好參會來賓會期的接待工作。

　　7、對定點接待單位制定出住宿餐飲標準并簽訂責任書。

　　8、完成領導交辦的其它工作。

　　三、職責劃分

　　(一)接待方式

　　根據實際情況，接待工作采取統分結合的方式進行。

　　統：即統一組織指揮，統一質量標準，統一服務要求，統一培訓人員，統一調配車輛，統一劃分賓館，統一制定食譜。

　　分：即分對象，分任務，分職責，分別安排住宿，包干到部門，責任到人頭。

　　(二)接待對象

　　貴賓、新聞記者、大會工作人員共預計——人。

　　(三)責任劃分

　　根據責任劃分，有來賓的部、室負責收集來賓的往返信息;接待部負責迎接歡送、食宿安排。

　　四、票證辦理

　　(一)個人證件

　　貴賓及隨行人員、新聞記者等來賓的證件，由各相關部、室負責收集來賓的照片、身份證號碼等，并送安保部及時辦證。

　　(二)車輛通行證

　　1、交通部抽調車輛的通行證，由交通部負責與安保部銜接辦理。

　　2、外地代表團領導自帶車輛的`通行證，由接待部負責與安保部銜接辦理。

　　3、盛市領導接待用車的通行證，由辦公室負責與安保部銜接辦理。

　　4、定點賓館食品采購車、醫衛保障車由接待部負責與安保部銜接辦理。

　　(三)大型活動入場證

　　1、來賓參加開、閉幕式的入場券由接待部負責落實到人。

　　2、本市有關人員參加開、閉幕式和宴會的安排名單由辦公室確定，請柬印制、分送由辦公室負責。

　　五、來賓接送

　　(一)接機接站

　　從6月16日起至17日，接待部分別在成都和綿陽機場組織人員和車輛迎接來賓。

　　(二)來賓返程

　　按交通部實施方案執行。

　　六、來賓住宿

　　(一)來賓住宿

　　1、來賓住宿安排，由接待部根據來賓數量，并提出分配意見，經組委會審定后執行。

　　2、所有來賓一律根據組委會安排，到指定的賓館飯店住宿。超過規定住宿天數的，費用自理。

　　3、各定點接待賓館、飯店、招待所未經接待部的許可，不得擅自接待其它客人。

　　(二)來賓就餐1、所有來賓一律憑證件就餐，定點使用;新聞記者可憑記者證和餐券到國際體育舞蹈公開賽所有的指定接待點就餐。

　　2、來賓就餐一律采用自助餐方式。

　　3、所有接待點必須按大會統一編制的食譜供應餐食，并在餐廳標明食品品名，設置自助調味臺。

　　4、關心照顧好臨時傷病人員，做好病號飯。

　　5、尊重少數民族的生活習慣，按需要開設清真餐，設置清真餐廳或餐桌，嚴格實行單灶、單做，廚具、餐具、食具三分開。

　　6、承擔新聞記者接待任務的賓館，早餐開至10：00時，夜間因記者要加班工作，22：00-24：00時要開設夜宵。

　　七、衛生防疫

　　(一)市衛生局負責組織建立衛生防疫工作應急保障系統，指導、督促做好賓館、飯店、公共場所的食品衛生、飲用水衛生、除害消毒、傳染病防治等工作。建立健全公共場所衛生管理制度，杜絕傳染病暴發流行和影響健康事故的發生。

　　(二)由市衛生執法監督所負責對社會餐館食品加強監督，搞好疫病防治，杜絕食物中毒和流行病的發生。

　　(三)為了確保來賓飲食安全，衛生防疫部門要在所有的指定接待點各派駐2名食品衛生監督員，對食品從原料采購到菜肴上桌的全過程進行衛生監督。

接待方案篇6

　　1、心理準備

　　(1)“誠懇”的心，要讓對方感到自己是受到歡迎、得到重視的。

　　(2)合作精神。看到同事在招待客人，要有主動協助的精神，不能認為不是自己的客人就不予理睬。

　　(3)具備一定的禮儀知識。特別注意在接待、洽談、宴請等方面的相關禮儀。

　　2、物質準備：物質準備包括環境準備和辦公用品準備，主要由總經辦負責。

　　(1)環境準備。全力打造清潔、整齊、明亮、美觀，無異味的接待環境。包括前臺、會客室、辦公室、走廊、樓梯等處。

　　(2)辦公用品準備。例如：前廳，為客人準備簡潔、色彩和諧的座椅。會客室，桌椅擺放整齊，桌面清潔，墻上掛上某次成功的大型公關活動的照片，桌上放一些介紹公司情況的資料，以提高公司的可信度。另外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。

　　3、業務知識和能力的準備，即企業的發展歷史、產品特點、規格、種類、各部門設置及領導職工的情況;還要準備一些較完備的資料，如當地賓館、名勝古跡、游覽路線、娛樂場所的名稱、地點、聯系方式，本市的政治、經濟、文化等情況。主要由行政部、市場營銷部負責。

　　4、了解來賓的基本情況，包括來賓的人數、姓名、性別、年齡、職務、民族及其宗教信仰等，以確定接待規格和制定接待計劃。主要由人事部、計劃部、財務部負責。

　　快速了解外賓的基本情況后，還需要根據實際情況做好以下三項主要準備工作：確定接待規格、擬定日程安排、提供經費列支。包括到機場或車站迎接得人員、迎接物品的`種類及數量、專項陪同人員、全程陪同人員;宴請的規格、地點;住宿的賓館等級、房間標準等等。涉及到的具體內容有：(1)主要陪同人員;(2)主要工作人員;(3)住宿地點、標準、房間數量;(4)宴請時間、標準、人數;(5)會見、會談時間、地點、參與人員。

　　為了讓所有有關人員都準確地知道自己在此次接待活動中的任務，提前安排好自時間，保證接待工作順利進行，制定一份表格，內容如下，印發各有關人員：

　　1.人員安排表：包括時間、地點、事項、主要人員、陪同人員。

　　2.日程安排：包括日期、時間、活動內容、地點、陪同人員等內容，一般以表格的列出。

　　3.接待經費列支：包括　(1)工作經費：租借會議室、打印資料等費用;　(2)住宿費;(3)餐飲費;(4)勞務費：講課、演講、加班等費用;(5)交通費;(6)參觀、游覽、娛樂費用;(7)紀念品費;(8)宣傳、公關費用;(9)其他費用。

　　附：公司一般部門

　　總經辦、行政部、人事部、計劃部、財務部、市場營銷部(市場部、物流部、銷售部、營銷部、采購部、生產部……)……

　　總經理辦公室：負責全公司協調，包括制度、接待、會議等，屬于公司中心決策;

　　財務部：財務經理，出納員，記帳員等負責費用收支、預決算、工商稅務等;

　　銷售部(營銷部)：市場營銷、客戶服務等

　　人力資源部：公司人事、培訓、勞資、考勤、保險、職稱等;

　　行政部：如果是生產型的公司部門相對比較多點，比如企管部，技術研發部，生產部，后勤部，基建設備部，采購部等等經理，財務部，銷售部都是基本部門一般都是要有的，其他的部門看公司的性質及情況而定。

　　另附：

　　一、賓客到達前要做好如下環節的準備工作：

　　1.來賓的基本情況：單位、姓名、職務、性別、民族、人數、來訪目的和要求、抵達時間、抵達方式、日程安排;

　　2.及告主管院領導，聽取領導對接待工作的意見;?

　　3.制定接待計劃，向主管主任報批，重要客人要向院領導報批;?

　　4.協調有關部門落實接待計劃。

　　二、賓客到達后應做好以下服務工作：

　　1.接站;?

　　2.根據客人具體情況安排住宿;?

　　3.與來賓負責人商議活動日程安排，及時將結果報告負責接待的領導;?

　　4.根據客人特點協調有關部門做好各項活動安排;?

　　5.隨時征求客人意見，及時調整活動安排。?

　　三、賓客離去時應做好如下收尾工作：?

　　1.征求來賓對接待工作的意見;?

　　2.將訂購的返程票交到來賓手中;?

　　3.協助來賓結算住宿費等;?

　　4.落實返程安排及送行車輛，送站;?

　　5.通知來賓單位接站;?

　　6.將接待工作中的有關文字材料整理歸檔。

接待方案篇7

　　一、接待原則：熱烈、簡潔、節約

　　二、接待時間：20xx年9月27日上午8：00；28日上午6:30。

　　三、接待內容

　　來賓登記、接收捐贈、發放宣傳品、安排住宿、用餐、交通、安全保衛、后勤保障等。

　　四、接待地點

　　滄州市迎賓館、一中校園內。

　　五、接待指揮

　　總指揮：常樹青

　　副總指揮：馬長水、曹亞會、張欣力

　　六、來賓簽到、參觀校園及休息接待

　　簽到組負責人：常城、牛來恒、沈云、潘峰、于向東、張興剛、趙壽峰、孟祥勇、張志堯、張紅

　　參加接待領導：劉月廷、錢衛軍、顧新立、宋學濤、郭樹發

　　（一）27日特邀嘉賓報到

　　時間：27日，從8:00開始，全天報到。

　　1、滄州市迎賓館

　　負責人：提飛

　　成員：張江旭、宋揚、張振凱

　　職責：

　　（1）發放宣傳品、房間鑰匙、飯票、節目單、日常安排。按名單發放，僅限于學校發邀請函的特邀嘉賓。

　　（2）收捐贈物品、錢款，嚴格做好捐贈物品、錢款的登記、保管工作。

　　（3）題字、題詞：準備好筆與題字本。

　　2、滄州一中體育館

　　負責人：張欣力

　　成員：李洪霞、劉玉新、牟桂珍

　　職責：

　　（1）收捐贈物品、錢款，嚴格做好捐贈物品、錢款的登記、保管工作。

　　（2）題字、題詞：準備好筆與題字本。

　　（二）28日簽到安排

　　1、校門口迎賓

　　負責人：沈云

　　教師：年輕教師2名，吳艷潔、張玉立

　　（1）迎賓組

　　成員：學校禮儀隊10人（高二年級）

　　職責：校門兩邊各站5人，身披綬帶，歡迎嘉賓入場；會議開始后，到指定地點會場后排，成一排就坐。

　　（2）導引組

　　成員：導引學生20名（高二年級）

　　職責：負責引領校友到特定地點簽到。

　　①校門口迎賓時間：28日上午6:30分開始。

　　②帶隊2名老師，負責現場協調、指揮工作。

　　2、校園內來賓簽到：

　　簽到時間：6:30

　　簽到地點：雕塑前，東西兩側。西側為特邀貴賓簽到處，東側為校友簽到處。

　　簽到小組：共10組，共需20張桌子，40把椅。

　　職責：

　　①款簽到處負責接收捐款，其他簽到處教師負責簽到，捐物的登記、接收，以及校慶宣傳品的發放。

　　②學生每組4人，計10組40人，由本組負責人調度，按培訓要求引領省市領導、知名校友到三樓會議室休息。

　　③休息室安排志愿者4名，為嘉賓服務，慶典開始前20分鐘，引領校友及嘉賓前往運動場主會場。

　　第一簽到處：省內外大學、中學簽到處

　　負責人：張紅

　　工作人員：宋揚、王建坤、崔孟維

　　禮儀學生4人：（高二年級）

　　第二簽到處：接收捐款簽到處

　　負責人：張欣力

　　工作人員：李洪霞、庫書尊、李偉

　　禮儀學生4人：（高二年級）

　　第三簽到處：接收捐款簽到處

　　負責人：提飛

　　工作人員：張江旭、王雅慧、李婷婷

　　禮儀學生4人：（高二年級）

　　第四簽到處：滄州學校簽到處

　　市直學校簽到處

　　負責人：牛來恒

　　工作人員：劉四清、于硯涵、李雪瑩

　　禮儀學生4人（高二年級）

　　第五簽到處：特邀友好人士簽到處

　　負責人：常城

　　工作人員：宮麗雅、徐娜娜、代麗娟

　　禮儀學生4人：（高二年級）

　　第六簽到處：校友簽到處

　　負責人：趙壽峰

　　工作人員：吳憲、閆舒靜、潘彥文

　　禮儀學生4人：（高二年級）

　　第七簽到處：校友簽到處

　　負責人：于向東

　　工作人員：潘彥文、劉妙懷、劉正丹

　　禮儀學生4人：（高二年級）

　　第八簽到處：校友簽到處

　　負責人：潘峰

　　工作人員：董娟娟、王建坤、李龍艷

　　禮儀學生4人：（高二年級）

　　第九簽到處：校友簽到處

　　負責人：孟祥勇

　　工作人員：馮新、杜艷霞、顏杰

　　禮儀學生4人：（高二年級）

　　第十簽到處：捐贈物品管理處（體育館）

　　負責人：張志堯

　　工作人員：胡國文、賈平、陳浩

　　禮儀學生4人：（高二年級）

　　職責：物品登記、保管，名人題詞、題字，布展。

　　（三）9月28日上午校慶活動安排

　　1、校慶典禮時間：9月28日9：00正式開始。

　　2、會場總指揮：常樹青、曹亞會

　　會場指揮：王偉、李猛

　　3、劉月廷、錢衛軍、顧新立、宋學濤、郭樹發陪同領導、貴賓主席臺上就坐，準備開會。

　　4、主席臺就坐貴賓到位指導、敬獻鮮花：18名學生志愿者。

　　5、會場校友、嘉賓席引領到位指導：10名學生志愿者。

　　6、會場紀律負責人：馬長水、劉德紅、孫炳法、倪小生及各班班主任。

　　7、教師隊伍在會場指定位置就坐。

　　8、高二年級部布置慶典會場。（倪小生主任負責）

　　9、慶典儀式結束，原簽到處學生志愿者迅速到校門口禮儀值班，歡送領導離場。（曹亞會主任負責）

　　10、演出音響、攝像：滄州市電視臺。學校錄像、照相、現場微博、視頻直播由尹愛梅主任負責。2名學生志愿者（自帶相機等攝像設備）

　　11、會議結束后，學生安靜等待領導與來賓先離開，再由班主任帶領有序離場。

　　12、11：30至11：50，校內參觀。

　　13、特邀嘉賓，12：00到市迎賓館用餐。

　　（四）9月28日下午活動安排

　　特邀嘉賓14：30去滄州一中新校區參觀。15：30去市規劃館參觀。16：30返回市迎賓館。17：00回到市迎賓館。

　　負責人：常樹青、曹亞會、張欣力。

　　（四）宣傳報道組

　　負責人：李智

　　工作人員：尹晶、宋美杰、張汐、沈海琳

　　4名學生志愿者（自帶相機）

　　職責：照相、宣傳，協助信息技術中心做好直播工作。

　　七、后勤保障工作

　　【負責人】張欣力

　　【成員】劉玉新、牟桂珍

　　負責簽到用品、桌椅、鮮花、純凈水、茶葉、紙杯、礦泉水等的保障。備用發電機一臺。

　　八、安全保障

　　【負責人】曹亞會

　　【成員】沈云、李猛、蔡振宇、劉洪勝、趙麗等

　　職責：具體事項見學生處活動方案。

　　備用兩輛大轎車接送嘉賓。備用救護車一輛。滅火器四瓶（放置在會場舞臺上）

　　九、接待工作要求

　　1、全校教職員工要積極參加到校慶活動中來，以良好的精神面貌主動、熱情為嘉賓、校友服務。

　　2、校園環境氛圍布置要熱烈、整齊、干凈。

　　3、禮堂是慶典活動的.重要場所，要做到熱烈、莊重、大方，注重細節，確保萬無一失。

　　4、校慶文藝晚會是重要的校慶活動，要認真落實《校慶文藝晚會的工作方案》。

　　5、確保校慶期間校園的安全穩定，認真落實《校慶安全保衛方案》。

　　為順利完成以上《方案》，校慶辦要求各部門制定好各個環節具體工作程序，并嚴格按照程序執行，抓緊落實，協調配合，確保校慶工作圓滿完成。

接待方案篇8

　　客戶接待是我們從事商務活動的一個重要組成部分，是我們進行商務洽談、客戶溝通的有效載體。一次優質的客戶接待活動既能充分展示我司業務人員的業務水平、綜合素質、談判技能、組織能力及協調能力，又能充分展示公司的品牌形象、展示公司的綜合實力，更能促進雙方合作的順利進行，促進項目洽談的順利展開，同時，還能促使新合作項目的生成，將雙方的合作提高到戰略伙伴合作的層面。因此，一次考慮全面、服務周到的客戶接待活動對于生產型企業的銷售工作推進起著舉足輕重的作用。

　　一、客戶來訪的一般目的：

　　在我們業務人員和客戶進行郵件溝通的過程中，客戶很可能提到要來公司訪問，同時，我司業務人員也會在適當的時候邀請客戶來我司考察訪問，以加深雙方的溝通和了解，促進雙方合作的進行。那么，我們首先要了解清楚客戶來訪的目的，通常不外乎以下幾種：

　　1、考察工廠以便了解我公司的生產規模、生產能力、產品品質等基本運作情況，同時了解我司的生產體系、質量控制體系和研發體系等等。這些客戶往往是新客戶，只是通過網站、展會、客戶介紹等方式了解到我們公司并產生了強烈的合作意向，但對于我司企業實體了解不深，因此，實地考察訪問無疑是一種最為直接有效的了解方式。

　　2、進行項目洽談，這樣的客戶往往是和我司相關業務人員已經有過幾次溝通，而且在相關展會上已經看到過我們的產品和公司整體形象展示。來訪者往往是帶著訂單、帶著項目，是有備而來的。目的就是討論現有項目的合作，包括相關技術問題、價格問題、付款方式、交貨期等內容的實質性討論。這樣的客戶通常是我們最為重視的，因此，接待時不僅要有專業技術人員陪同，公司領導也會適時參加接待和談判。

　　3、驗貨為主，順便了解公司最新發展情況。這樣的客戶通常已經和我們公司開始有了訂單的合作基礎。來訪的主要目的是對我司的產品質量和品質進行進一步確認。同時，手中有一定的新項目，如果談的愉快，新項目生成的可能性極大。這類客戶往往會被我們的業務人員及相關領導忽視，因為客戶此前已經來訪過，而且大家合作正常進行，但我們往往會忽略客戶新項目的生成。

　　4、投訴為主，順便對我們公司進行深入考察。這樣的客戶使我們最想接待但又最怕接待的客戶。想，是因為他確實是一個很好的.合作伙伴;怕，是因為我們此前有對不住客戶的地方，擔心談不好會傷害并可能丟失了客戶。但，這樣的客戶，我們恰恰必須要充分重視。

　　5、雙方公司進行基本的人際溝通。這樣的客戶來訪往往是順道而過，來之前或許也沒有預約。這樣的客戶和咱的關系已經很鐵了。來一下只是加強溝通，順帶看看正在合作的訂單運轉情況。

　　二、客戶來訪之前的準備工作

　　一旦確認客戶來訪，我們的業務人員必須認真、細致地做好相關準備工作，針對客戶來訪目的，我們必須根據公司相關流程和制度，針對性地做好安排：

　　1、了解客戶

　　對于老客戶來訪，我們不需要對客戶進行深層次的了解。但對于新客戶來訪，我們必須慎重，必須詳細了解清楚客戶的實際狀況和來訪的真正用意。如果發現客戶公司實體并不存在或者是和我司的產品相似的制造型企業，我們必須謹慎對待客戶來訪。因此，客戶調查是非常重要的，業務人員必須通過網站查詢、客戶溝通等方式認真填寫表1.

　　2、邀請函及相關來訪入境手續

　　在客戶確定來訪后，業務人員必須和客戶詳細溝通，了解客戶是否需要我司制作來訪邀請函，以便客戶順利辦理VISA卡。有的國家還需要我們協助提供相關其它證明材料如：我國政府部門需要審核對方的資信情況身份情況等材料，那么我們的業務人員應該在客戶確定來訪前協助辦理，以便客戶順利入境。

　　3、客戶的行程安排

　　在確認客戶來訪后，業務人員應充分了解客戶此次來訪的行程安排，客戶通常情況下不會只是因為拜訪我們公司而進入中國。一般是同時考察幾個供應商，或者是展會結束來訪，因此，業務人員應該事先和客戶溝通確認好。如果客戶在考察過我們后還要到其他中國供應商考察，應該幫助客戶做好相關聯系和對接工作。

　　4、航班、用車、酒店、住宿等信息確認

　　客戶確認來訪并已經辦好VISA卡后，通常會告訴業務人員準確的航班信息，這時，我們的業務人員應主動聯系客戶，盡量讓客戶不要直飛上海，可以通過香港轉機到南京，這樣一來可以節省我們接機的時間，二來可以為我司節省一定的用車費用。

　　航班信息確認完畢后，要同時詢問客戶是否需要我司代為預定酒店，以便安排住宿。酒店住宿費用通常由客人自行支付，但我們的業務人員應主動詢問并協助客戶預定酒店。

　　客戶來訪之前，業務人員必須根據來訪客戶數量提前兩天填寫用車申請單交行政部，以便及早安排好車輛接送客戶。見表2：

　　5、參與接待人員對接

　　根據前期的溝通，業務人員應該基本上能夠了解客戶此次來訪需要洽談的主要內容，為此，業務人員應提前一天和相關技術人員及相關領導做好溝通，并請相關技術人員在接待時給予協助和支持。同時，應提前將客戶來訪信息匯報給部門經理及外貿部副總，以便準確把握客戶意圖，保證洽談進程順利進行，并對相關可能出現的問題加以分析和判斷。更為重要的是客戶來訪前應根據客戶級別相應知會部門負責人、總經理或副總經理，以確定參與談判的人員。如需要董事長等高層領導參加，必須提前2天書面告知總經辦，以便確認董事長等高層領導是否可以參加。

　　6、資料準備

　　客戶來訪前，業務人員應事先認真整理好和該客戶溝通過的相關資料，如：洽談合作的產品情況、價格情況、技術改進情況、模具開設情況等等。以及與該客戶往來的重要傳真、EMAIL、相關合同、報價及其他重要資料。有關產品的技術參數、使用說明等應事先與研究院或技術部門相關人員聯系以確保無誤。并就這些信息和部門經理及外貿部副總進行事先溝通，以促進談判的順利進行。更重要的是，在談判前，業務人員應對擬洽談合作的產品情況進行充分了解，以便談判現場能夠迅速反應并隨時回答客戶的有關提問。

　　7、會談必備用品準備

　　客戶來訪的前一天，業務人員必須事先告知行政部來訪人數、需要準備的礦泉水、咖啡、樣本、水果、紙杯、便簽紙、筆等需求數量，展廳使用時間，多媒體教室使用時間，會議室使用時間，是否需要國旗、禮品、橫幅/歡迎牌及其他要求，以便行政部做好會議準備工作。行政部必須在客戶進入會議室前10分鐘必須把會議室空調打開，并將所有準備資料和用品準備到位。

　　8、備用金準備

　　為保證客戶來訪期間的資金使用充足，業務人員應根據來訪客戶數量、到達時間等信息事先按照相關手續從財務部預借部分備用金，以便招待客戶途中簡餐或其它特殊用款。

　　9、就餐準備

　　客戶來訪之前應根據客戶在我司考察的時間情況合理安排就餐，如果客戶當日返回，中午應該宴請客戶，并有部門經理或外貿部副總參加。如果客戶次日或隔日離開，午餐應從簡，由業務員本人陪同客戶外出或在公司餐廳就餐，晚餐則應有部門經理或外貿部副總參加或公司其他領導參與宴請客戶，宴請酒店地點應事先和外貿部副總溝通好以便外貿部副總安排后援部及早做好預定。

　　三、會談流程

　　客戶來訪的整個會談進程主要分為觀看錄像了解公司的發展歷程、參觀展廳、企業情況PPT介紹、項目合作討論等部分，這幾個部分可以相互交錯或同時進行，但需要注意以下幾點：

　　1、客戶落座及所有參與接待人員坐定后，主接待業務員(該客戶對應的業務人員，同時也是會議的主持人)應起身先做自我介紹，然后按照職級依次向客戶介紹我司參與接待人員，介紹完畢后再用中文依次向我司領導介紹客戶方代表，如果客戶方只有1人，就不需要介紹了。

　　2、人員情況介紹完畢后，主接待業務員應介紹并說明整個會談的主題。在主接待業務員介紹和講解期間，配合接待的業務員(次接待業務員)應隨時做好翻譯協助，以便我司相關人員能夠理解。

　　3、對于公司介紹，如果沒有錄像資料介紹，由主接待業務員統一按照已經審核確認的PPT資料向客戶演示并講解;講解過程中要認真聽取客戶隨時提出的疑問并給予正確解答。沒有把握的應請相關在場領導給予解答，并同時做好翻譯協助。

　　4、新來訪客戶通常在主接待業務員介紹完畢后會介紹該公司的相關情況，主接待業務員應做好對應翻譯工作。

　　5、項目洽談，可以在會議室進行，也可以在引領客戶參觀展廳期間同時進行交流與溝通。項目洽談過程中，應建議公司相關高層領導以適當方式回避，以保證公司領導的最終決定不收談判內容的影響。即便項目洽談在展廳有過討論，最終的項目確認仍必須在會議室進行。

　　6、會談全部進程之中，次接待業務員應隨時做好會議洽談全部內容的詳細記錄和整理工作，會談結束后，次接待業務員應立即做好會談紀要，并請客戶和主接待業務員審核確認，雙方簽字各保留一份正本。會談紀要的英文模板如下：

　　7、客戶接待的全過程中間，次接待人員應隨時協助提供茶水、咖啡、飲料、資料、輔助設備、輔助人員等的補充工作，同時進行現場圖片的拍攝及錄像工作。

　　四、會談后續工作

　　1、會談結束后，次接待人員應清理好會議室并將相關資料設備交還給相關部門。

　　2、主接待業務員應陪同客戶共進午餐或晚餐。通常情況下，客戶如果在我司吃晚飯，午餐應以簡單的工作餐招待。和客戶共進晚餐的情況下，應有相應部門經理或副總參與，重要客戶應事先邀請公司高層領帶參與。并在晚餐前贈送禮品給客戶。如果客戶需要在午餐后離開，午餐應視為正餐，按照相應標準招待。

　　3、主接待業務員應隨時保持和行政部的溝通，以保證用車的順利，決不可因我司人員疏忽導致客戶久等或不能正常用車。并及時安排將客戶送至相應的火車站或機場。

　　五、訪問后期工作

　　1、客戶訪問結束的第二天，主接待業務員應及時將雙方確認的會談紀要翻譯成中文，并于當日和相關生產、技術、研發部門就相關技術問題、交貨期等信息進行確認，需要下達生產、改進、開模、研發等任務通知的應在兩個工作日內下達完畢。

　　2、客戶訪問結束后的第二天，應立即整理出1份內容詳細并包含會談紀要附件的答謝信給客戶，并抄送客戶方所有來訪人員及我司參與接待的外貿部相關領導。同時將我司技術人員提供的有關改進、開模、研發等的最新信息告知客戶，以便客戶及時掌握和了解我司的反饋信息，同時明確洽談中未決事宜的完成時間表及重要事項。郵件中可以將客戶來訪時的相關照片一并發送給客戶。注意：為防止郵件過大堵塞客戶郵箱，所有照片應復制到WORD并壓縮后以文檔形式發出，應確保整個郵件容量不超過1MB。

　　六、注意事項

　　1、客戶接待從最初的聯系準備到接待結束到后續工作推進整個過程中，主接待業務員應完成各相關表格的填寫，并于后續工作正式推進的第二天提交給外貿部副總備案留存。

　　2、有關客戶接待禮儀要求、用餐禮儀要求、業務談判禮儀要求等知識各位在學校和前期的工作中都有所涉及和了解，在此不作詳細講解。不清楚的可以上網查詢。如有必要，我們將在以后的培訓中專門講解。