商務公函使用規(guī)范
商務公函使用規(guī)范
第一部分 公務類傳真規(guī)范
一、發(fā)送傳真
1. 每一份傳真，都要標明一個主題，主題要明確;
2. 對于正式的、需存檔的信息，必須使用傳真而非電話進行溝通;
3. 傳真內(nèi)容應簡明扼要，但不要因為信息的過于簡短或表達不夠清楚，而造成不必要的誤解或行動;
4. 由于發(fā)出的傳真將會被永久留存，甚至成為商業(yè)糾紛的證據(jù)，因此，在發(fā)出傳真應謹慎地評閱所撰寫的每個字句，傳真格式和版面應標準統(tǒng)一;
5. 對于要求對方回復的傳真，應在傳真中注明“請回復”。
二、注意事項
1. 收到傳真后，如需回復的，應盡快回復;
2. 收到的傳真應分類妥善保存或處理;
3. 對于特別重要的傳真，應在收到或發(fā)出后給對方打電話確認;
4. 涉及公司機密的傳真，發(fā)出或收到后均應及時銷毀或妥善保管，不得泄露。
三、傳真格式及模板
1. 頁眉為公司名稱或標志，頁角為公司地址、電話、傳真等;
2. 上方為收件人姓名、單位、傳真號碼、電話號碼、發(fā)件人姓名、頁數(shù)、主題等;
3. 正下方為正文;
4. 正文應有標題，表明本傳真的主題;
5. 應有收件人尊稱和問候語;
6. 正文結(jié)束后應有問候語;
7. 落款應包括完整的發(fā)件人姓名、日期、所屬部門等;
8. 傳真模板
第二部分 公函規(guī)范
一、發(fā)送公函
1. 作為公司對外聯(lián)系事務、發(fā)表聲明的公函，都應標明一個主題，主題要明確;
2. 公函內(nèi)容應簡明扼要，觀點清晰，但不要因為信息的過于簡短或表達不夠清楚，而造成不必要的誤解或行動;
3. 公函措詞應充分斟酌，做到有理有據(jù)，有禮有節(jié);
4. 由于發(fā)出的公函將會被永久留存，甚至成為商業(yè)糾紛的證據(jù)，因此，在發(fā)出公函應謹慎地評閱所撰寫的每個字句;
5. 公函發(fā)出前應經(jīng)主管領(lǐng)導審核，經(jīng)批準并加蓋公章后方可發(fā)出;
6. 公函可用傳真或信件發(fā)出，發(fā)出后應給對方打電話確認;
7. 公函應妥善保管，一般應交專人負責公函存檔，不得隨意遺棄或向外人泄漏公函內(nèi)容。
二、接收公函
1. 接收到對方公函，應根據(jù)事情原由向主管領(lǐng)導匯報，對于要求回復的公函，應及時做出回復;
2. 接收到的公函，應分類安排存檔，不得隨意遺棄或向外人泄漏公函內(nèi)容。
三、公函格式及模板
1. 頁眉為公司標志，頁角為公司地址、電話、傳真等;
2. 標題為公函主題，標題下需注明往來函號;
3. 左上角為收件單位、收件人姓名等;
4. 正下方為正文;
5. 應有收件人尊稱和問候語;
6. 正文結(jié)束后應有問候語;
7. 落款應包括完整的公司名稱、日期等;
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