excel會議記錄怎么做
對于機關和企業的辦公廳(室)來說，組織會議是經常性工作。在參加人數較多的會議中，座次圖的編排是一個關鍵環節。傳統方法排座次，是畫一張空白會場圖，然后按參會人員名單逐一填入。然而編排完成后，常常出現原定要來的人突然來不了，或者臨時決定再增加幾個人的情況。
excel會議記錄怎么做
由于座次圖手工編排，人員又是從中間分別向左右兩邊安排的，所以即便只調整一個人，也往往需要推倒重來，耗時費力，讓人不勝其煩。
一、系統原理
該方法的原理，可以概括成“位置—編號—人名”。
即對參會人員和會場里的每個座位都進行編號，將相同編號的人名與座位建立一對一的對應聯系，使人名能夠自動填寫到相同編號對應的會場座位中，也使座次圖的調整轉化為對數字編號的調整，運用EXCEL軟件處理數字的強大功能，大大提升調整的速度和準確度。
二、主要步驟
下面，我們以虛擬《水滸傳》中梁山108位好漢開大會的例子來介紹座次圖的制作。
準備工作：打開一個EXCEL文件，將左下角三個選項卡分別重命名為“人員名單”“數字布局圖”和“座次圖”(如下圖)。
然后開始以下三個步驟：
第一步：在“人員名單”選項卡中，收錄所有參會人員名單，按照既定規則(一般是職務高低)從前往后依次編號(見下圖，此圖省略部分名單)，“編號”要在“A列”，“姓名”在“B列”。
這里，將梁山好漢以石碣碑為依據排序。
一般情況下編號為純數字，遇有發言、領獎等特殊情況時，可將這些人單獨變編號，如“發1、發2”。
★請注意：如姓名為兩個字，在兩個字中間加一個空格，而不是兩個空格(如“宋江”)。
第二步：在“數字布局圖”選項卡中，畫出會場座位擺放圖，體現有幾排、每排幾人、有無過道等具體情況。
之后依據一定的規則對這些座位進行編號。
如，本例中，共6排，每排18個人，中間有一個過道，兩邊各9人。
按照一般規律，第一排過道右一為1號，左一為2號，然后向左右和后排依次展開，全部編號分布在從B4到T9的長方形區域內，如圖：
★請注意：“數字布局圖”與“人員名單”兩個表中“編號”的格式要相同，內容要能一一對應，這是本系統的核心設置。
第三步：在“座次圖”選項卡中，將“數字布局圖”內容完全復制過來，去掉其中的編號。
在原來的編號區域(B4到T9)使用VLOOKUP函數定義公式。
首先，在左上角的B4單元格內輸入如下內容：
= VLOOKUP(數字布局圖!B4，人員名單!$A:$B，2，0)
然后，按回車鍵，這個單元格內會自動出現兩個字——“徐 寧”。
B4到T9范圍內其他單元格不必另外定義函數公式，只要點擊B4單元格，將鼠標懸停在這個單元格右下角，會出現一個很小的“+”符號，按住鼠標左鍵不放，向右拖拽，便完成了第一排的函數公式定義，鼠標仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有6排的函數公式定義。
最后，進行必要的格式調整，可看到下面圖中的內容，這就是我們所需要的座次圖。
“必要的格式調整”包括：1.將所有單元格文字豎行排列(右鍵，設置單元格格式—對齊—方向—縱向);2.將原先過道位置(K4:K9)的內容清空，表格邊框變為無色，填充顏色變為無色;3.對B4到T9區域內的字體大小進行調整，如果四個字的人名，可以縮小字號以確保完全顯示。
★請注意：1.在定義公式時，“$A:$B”中的“$”表示絕對引用，不能不寫。
2.函數定義可以用函數編輯器逐個找參數(如下圖)，避免手工輸入出錯。
Lookup_value:待查找值
Table_array:被查找數據表格范圍
Col_index_num:向右查找的列數
Range_lookup:查找類型，一般為0
三、系統的優越性
這種“位置—編號—人名”的辦法看似繞了一個大圈，讓使用傳統辦法的人感到很不習慣，但只要試用一次就會發現本文所介紹的方法有很多便利：
1.輸入人名工作量減少。
除了在制作“人員名單”時需輸入一次人名之外，之后無論如何修改、調整，都不需要再次輸入人名，不僅效率大大提升，且不容易出錯。
2.審核把關更容易。
由于參會“人員名單”和“數字布局圖”等清晰、形象，為審核把關提供了方便。
3.后期修改調整更迅速。
一旦出現座次擺放原則方面的調整，可以更改“數字布局圖”的數字編號規則，更改后“座次圖”等模塊中的人名會自動調整;一旦出現臨時增減人的情況，只要在“人員名單”中增減，然后刷新一次數字編號就能隨之自動更新了。
4.一次制作后期使用更容易。
一般來說，機關或企業召開大會的參會人員范圍相對穩定，制定和長期維護一個干部名冊，準確錄入各有關部門的干部姓名，按照名單(如內部電話本)進行排序，當有干部人事調整時及時更新，這樣當會議通知下發后，會務人員在接受各部門上報參會人員時就可以在干部名冊上直接做標記，不容易錯漏。
制作“人員名單”時在干部名冊基礎上直接修改即可。
此外，一個機關或企業能夠開會的場地有限，在每個場地開會后將相關電子文件保存好，下次使用這個場地時，編排座次圖的工作量又可以大大減少。
小·結
運用相同的函數原理，EXCEL還可以自動生成與座次圖相配套的簽到索引表、合影站位圖、就餐圖，批量且按順序自動生成桌簽和出席證，并且隨參會人員名單的變化而自動調整。
簡言之，運用本文介紹的方法，只要明確了參會人員名單的人名和順序，會議所需多數表、證、卡都可以自動生成和自動調整，讓會務準備工作變得從容。
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