通知的分類與寫作的技巧

時間：2024-09-20 09:29:59 宜歡通知

關于通知的分類與寫作的技巧

　　由于通知使用范圍的廣泛性，由此帶來了通知內容、結構形式與寫作方法的多樣性。從其內容上劃分，有指揮性通知和知照性通知。其中，指揮性通知又可劃分為批示性通知、指示性通知、法規性通知、政策性通知、貫徹性通知；知照性通知也可劃分為頒布性通知、任免通知、一般性通知、會議通知。從其寫作方法、結構和要求上劃分，可分為簡單的通知和復雜的通知等。

關于通知的分類與寫作的技巧

　　通知的分類與寫作的技巧 1

　　通知由標題、主送機關名稱、正文、發文機關署名、成文日期、印發傳達范圍組成。其中，正文，一般有開頭部分與主體部分；印發傳達范圍根據傳達貫徹的需要標注。其他格式要素按有關規定和工作需要標注(下同)。

　　1.批示性通知。

　　批示性通知，是指領導機關批轉下級機關的公文，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文所使用的通知。這類公文，一般有兩個或兩個以上文種。“通知”為第一文種，被批轉、轉發的公文文種是第二文種。這類通知一般要有對所批轉、轉發的公文的意見或評價，并分別情況寫明批轉、轉發的目的。需要下級機關執行的，根據情況分別寫明“請遵照執行”、“請參照執行”、“請研究執行”、“請認真貫徹執行”、“請緊密

　　結合本地本單位的實際，認真貫徹執行”等。有的批轉、轉發性通知，不僅要寫明批轉、轉發的目的和要求，還要寫明具體的指示性意見，以提高下級機關對某項工作的認識，達到統一思想，并在實際工作中遵照執行的目的。有的批示性通知的篇幅很短，只有一句話，結構比較簡單。批示性通知一般要寫得精練、簡明，字斟句酌，仔細推敲；在被批轉、轉發的公文前面，與被批轉、轉發的公文一起構成一個新的公文。

　　標題。由發文機關名稱、被批轉的公文標題與“通知”組成。例如：《x x x(發文機關名稱)關于批轉(或轉發)(x x x x x規定(或意見、報告等)的通知》。行政機關的批示性通知的標題，除批轉、轉發的公文是法規性公文外，不用書名號。

　　正文。有兩種寫法。從結構上看，段落不同，其寫作方法亦不同。

　　①只有一個自然段的。結構比較簡單，內容包括被批轉或轉發的公文標題、批準機關、對貫徹執行的要求三個部分。其中，貫徹執行的要求，必須根據公文的具體情況確定。比如，批轉需要下級機關認真貫徹執行的公文，沒有討論的余地，采用明確的肯定的語言，準確地闡明態度與要求；對于新的探索性的工作，上級機關提出工作的指導方針、原則與宏觀要求，要求下

　　級機關結合本地本單位的實際貫徹執行。例如： “《x x x x x報告》已經x x x同意，現轉發給你們，請認真貫徹執行。

　　②有兩個或兩個以上自然段的。除第一個自然段與上述寫法相同外，還要根據實際情況寫明具體的指示性意見，包括對某工作的定性、做好某工作的意義和對貫徹執行的要求等，以提高下級機關對某項工作重要性的認識，達到統一思想的目的，并能在實際工作中抓落實。

　　發文機關名稱和成文日期標注在正文之后，對傳達貫徹另有要求的，在印發傳達范圍處予以說明。

　　2.指示性通知。

　　指示性通知，是指上級機關對下級機關就某項工作有所指示和安排，根據公文內容不宜用命令、指示、決定等文種，只能用通知。這種通知使用起來比較靈活、自由，既沒有“命令”那么多手續，也沒有“指示”那么抽象、宏觀，更沒有“決定”那么嚴肅、莊重，但其法定效力是一樣的，都是要貫徹執行的。

　　標題。由發文機關名稱、公文主題與“通知”組成。

　　正文。由開頭和主體兩部分組成。開頭部分，以精練的文字寫出某項工作的定義、工作進展情況和當前存在的問題，有的闡明發文的目的、依據和任務，然后以一個過渡句

　　承上啟下，比如：“特通知如下”、“現就做好x x x工作，特作如下通知”等。主體部分，即通知的內容。這部分由開頭部分的過渡語領起，開門見山，開頭就寫通知的內容。內容較多的，加序數分項(條)撰寫。其內容，一般由做好某項工作的意義(為什么要這樣做)、具體措施(如何去做)、保障措施(如何確保具體措施的實施)三大部分組成。意義部分要從政治的高度、“三個代表”重要思想的高度和全局出發，立意要高，視野要廣，寫得精煉、準確。具體措施，可分作幾條或幾個部分，與意義部分并列。對于具體問題的處理，要提出處理問題的原則、具體措施、辦法等。保障措施，一般是指如何加強領導，部門如何配合，如何加大投入和加強隊伍建設等。指示性通知一般不單獨結尾，正文寫完，自然結束。

　　這類通知，要寫得具體、生動，符合實際，切實可行。文字要通暢、簡練，語言要平實、明快，準確地表達發文機關的意圖，使人們一看就懂，易于貫徹執行。其他格式要求與批示性通知及通知的一般要求相同。

　　3.法規性通知。

　　法規性通知，是指某些通知既不是法規性公文，但又接近法規性公文。在內容的涵蓋面和篇幅上，與法規性公文相當；在語言表述上，非常準確、貼切、莊重、規范，但其精確程度不如法規性公文；在結構形式上，既可分項(條)陳述，也可分幾個部分或幾個層次陳述；在辦文程序上，法規性公文是按法律規定或法定程序批準實施的，而“通知”不需履行法律程序，只要機關領導人簽發即可；在執行上，都具有強制性，但“通知”的強制力比法規性公文的強制力要小一些，穩定性也要差一些；在針對性和操作性方面，法規性通知比法規性公文更具體、細致，針對性和操作性更強。

　　通知的分類與寫作的技巧 2

　　通知是向特定受眾對象告知或轉達有關事項或文件，讓受文對象知道或執行的公文。適用于發布、傳達需要下級機關執行，有關單位周知或者執行的事項，有時也用于批轉或轉發上級部門的公文。

　　通知是日常工作中最常使用的文體，也是大家最容易掌握的文體。通知的應用范圍極廣，比如傳達上級部門的指示、布置有關工作、發布規章制度、通知有關事項、傳達領導的意見、批轉或轉發文件、任免干部等，都需要用到通知。

　　一、通知的種類

　　根據適用范圍的不同，通知可以分為六大類。

　　一是發布性通知。用于發布各類規章制度、意見、辦法等，告知具體事項，提出指導性意見。

　　二是批轉性通知。“批轉”包括“批準和轉發”。用于上級機關將公文批轉給下級機關，讓他們周知或執行。比如，對一些單位的典型做法或者對全局有指導意義的總結報告，上級機關批轉給下級單位，要求學習推廣，進一步推動工作。

　　三是轉發性通知。用于轉發上級機關的公文給所屬人員，知曉并執行。

　　四是指示性通知。用于上級機關指示下級機關如何開展工作。此類通知具有指示性、指導性，要求下級機關貫徹落實。行文要寫清楚通知的緣由、依據、意義、目的，寫清楚應知或應辦的事項，如交代任務、政策措施、具體辦法和注意事項等。

　　五是任免性通知。用于人員的任免和聘用。

　　六是事務性通知。用于處理日常事務性工作，如會議通知、放假通知等。

　　二、通知的寫作要點

　　通知一般由標題、主送機關、正文三部分組成。

　　1．標題

　　通知的標題一般由發文機關、主要內容和文種組成，如《XXX公司關于開展安全大檢查的通知》。有時也可以省略發文機關，由主要內容和文種組成標題，如《關于春節放假的通知》。還可以省略發文機關和事由，只有文種，直接寫“通知”二字。這種情況主要用于單位內部，發文范圍小，內容簡單。如單位內部的會議通知、學習通知等。

　　2．主送機關

　　通知的發文對象比較廣泛，主送機關較多，要注意主送機關的完整，其排序也要準確。對于正式的通知，其主送機關的排列順序一般都會固定下來，這樣可以避免出現失誤。

　　3．正文

　　通知的正文，一般由通知緣由、通知事項和執行要求組成。

　　通知緣由，就是要簡明扼要、精練概括地交代清楚發布通知的背景、目的和理由。當發布指示、安排工作時，一定要寫清緣由，表述清楚有關事項的背景、依據、目的和意義。當批轉和轉發文件時，可以在開頭表述通知緣由，但有時也直接以轉發對象和轉發決定作為開頭。

　　通知事項，是通知的主體部分，也是受文單位執行的主要依據，需要有條理地表達所發布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等。在撰寫時要明確、具體地交代清楚應知和應辦的事項，即工作的任務和要求。內容較多且復雜時，需要分條列款，可以采用分列小標題的寫法，將通知內容分成幾個方面分別進行闡述，做到條理清晰、結構清楚、便于領會、理解和執行。

　　執行要求，在通知中可有可無。對于發布指示、安排工作的通知，需要在結尾處提出貫徹執行的有關要求。如果沒有必要，可以省略這一部分。

　　篇幅短小、內容簡單的通知，一般沒有專門的結尾部分。

　　三、通知的寫作技巧

　　不管寫哪種類型的通知，都應該掌握一些基本的寫作技巧。

　　一是弄清通知內容，明確通知目的。要事先了解清楚需要通知的具體事項是什么？是布置工作、規范事項？還是任免人員、傳達上級精神？不同的通知事項，決定著通知內容的不同。不僅要知道通知的內容，還要知道通知發給誰，需要提出什么要求。

　　二是注重語言表達，做到條理清晰。通知的用語相對比較規范，通常以說明性文字為主，按照事物的發展規律和基本屬性來闡述，體現出明確、精準、清晰、有邏輯的特點。通知的內容一般按條分類，清晰表達，有條有理，這樣有助于內容和事項的高效落實。切忌不分段落、條目不清、混亂表達。

　　三是注重準確規范，避免產生歧義。通知屬于公文的一種，有著嚴格的標準和規范，必須使用規范的語言進行表達，避免因用詞不準而造成誤解。

　　四是反復修改提煉，按照程序發文。通知草擬完成后，一定要反復修改，認真提煉，仔細檢查，修改無誤后再按照既定程序發文。

　　通知一般為下行文和平行文，不可以用作上行文。上級對下級布置工作可以使用通知，此時通知具有指示性和指導性。平行機關之間有時也用通知。當平級行文時，一般采用抄送的方式進行。

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