試論如何以現(xiàn)代檔案管理理念提升學校整體工作
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摘要：本文以北京化工大學附屬中學檔案工作為例，介紹了化大附中以現(xiàn)代化檔案管理理念推動學校整體工作提升的成果經(jīng)驗，供檔案界同仁參考。
關(guān)鍵詞：檔案管理 學校 現(xiàn)代化
學校是人類文明的搖籃,是思想文化的圣地，一所好的學校就是一個寶貴的文化庫,它演繹著學校健康發(fā)展的各個環(huán)節(jié),學校檔案正是對這一過程進行記錄和珍藏的有效手段，是對學校辦學歷史和全校師生員工德、能、勤、績等的真實、全面的反映,是彰顯和維護學校自身權(quán)益的重要工具。
一、提高認識，加強檔案工作的組織領(lǐng)導
1.校領(lǐng)導組織學習相關(guān)的檔案文件。通過學習，校領(lǐng)導充分認識到檔案工作是學校整體工作中的一項不可或缺的基礎性管理工作，于是化大從校領(lǐng)導到每一個老師都開始學習《檔案法》等相關(guān)法規(guī)、制度，然后制定適合本校的檔案制度，從上到下落實到位，保證檔案形成的各個環(huán)節(jié)不出問題，確保學校檔案的收集整理工作進展順利。
2.全員參與共同完成檔案資料的收集歸檔。學校的各個職能部門在日常工作中，積累了大量資料，這些資料準確、全面地記錄了學校各項工作的發(fā)生、發(fā)展和結(jié)果，記載了學校的發(fā)展進程，是學校工作的真實寫照。它們具有很強的借鑒和激勵作用，為學校的可持續(xù)發(fā)展提供了重要文獻依據(jù)。學校的檔案工作沒有全體人員的參與和重視，很難做到及時完整地收集和采集到真實原始的教育教學資料。
3.樹立以提高教育教學檔案質(zhì)量為核心的科學發(fā)展觀。全校范圍開展教育教學檔案意識的宣傳教育工作，使全校師生充分認識到教育教學檔案是學校檔案的重要組成部分，是化大“嚴謹、務實、高效”的工作作風的直接體現(xiàn)，是提升教育教學工作的有力保障。重視檔案工作就是重視提高教育教學質(zhì)量的具體體現(xiàn)。
4.建立完整必要的檔案工作組織體系。為了順利開展檔案工作，化大建立了以校長為組長的檔案管理網(wǎng)絡，三校區(qū)主管領(lǐng)導為組員，下設檔案工作小組，組員為各部門主任和檔案員，具體負責學校各部門檔案材料的整理和管理。設立綜合檔案室，主要管理學校文書檔案、教學檔案、科技檔案、設備檔案、聲像檔案、基建檔案。
5.加大資金投入，為檔案室建設開綠燈。化大在朝來校區(qū)設置檔案室、檔案榮譽室、檔案辦公室，實現(xiàn)了專人、專室、專柜管理。
二、通力協(xié)作，確保檔案質(zhì)量水平
1.校長主抓，團隊協(xié)作見成效。檔案室建立初期，資料的集中匯總是一個大工程。由于時間緊，任務重，校長親自指揮，動員、協(xié)調(diào)三校區(qū)各個部門的領(lǐng)導和工作人員，發(fā)揚團隊協(xié)作精神，加班加點整理文件和資料。在短短的幾個星期里，就將第一階段學校三年的檔案整理完畢。
2.建章立制，為檔案工作謀發(fā)展。校長每年召開三校區(qū)主管領(lǐng)導、各部門負責人參加的檔案例會。學習檔案法律法規(guī)和新辦法、新規(guī)定，研究、部署、落實檔案工作具體要求;對相關(guān)人員進行檔案培訓。檔案員深入到各校區(qū)對檔案資料的收集整理進行實際指導，確保檔案資料整理的質(zhì)量，做到一步到位不返工。
3.講求實效，不搞形式“一刀切”。在檔案工作的管理過程中，考慮到不同部門的工作特點，在收交檔案的時間要求上不搞形式“一刀切”，而是根據(jù)不同部門的工作實際，采取不同的管理。有的部門是學年制收集，有的部門則是年度制收集。這樣，各個部門根據(jù)自身工作的特點按時上交檔案材料，保證檔案材料準確、規(guī)范和完整。
4.定期上報，出現(xiàn)問題立報立決。學校要求檔案員定期將檔案材料的收集、整理情況用文字形式向校長匯報，使學校領(lǐng)導能夠掌握檔案管理工作的第一手材料，并及時解決出現(xiàn)的問題，確保學校檔案工作的穩(wěn)步推進。
三、努力創(chuàng)新，形成特色檔案
檔案工作升級后，化大一方面著眼于基礎性檔案的建設，另一方面努力挖掘化大的特色檔案，使之更合理、便捷地服務于學校的教育、教學工作，推動學校整體工作的發(fā)展。
1.奧運檔案。2008年北京奧運會的召開，給學校的發(fā)展帶來了新的契機。化大緊貼奧運，啟動了“新北京、新奧運、新朝陽”系列攝影創(chuàng)作活動。在三校區(qū)領(lǐng)導的大力支持下，在老師的帶領(lǐng)下，同學們歷經(jīng)四個月之久拍攝了奧運宣傳片“我的北京，我的家”，并被送往瑞士洛桑奧林匹克博物館，展播中受到好評。8月17日，北京市奧林匹克教育領(lǐng)導小組辦公室召開表彰會，瑞士奧林匹克博物館館長和相關(guān)負責人到京，親自授予化大奧林匹克博物館獎杯和由博物館館長親筆簽名的證書。另外，學校還組織攝影特長生拍攝了大量奧運題材的攝影作品，學校攝影隊被評為：“朝陽區(qū)人文奧運優(yōu)秀隊伍”。
2.攝影活動檔案。化大是攝影特長校。2000年以來，學校每年組織攝影特長生外出采風，拍攝了大量祖國山河、民族風情的優(yōu)秀作品。截至目前，在國際、全國和市、區(qū)攝影大賽中共獲330多個獎項。所有這些作品都完整地保存在化大的檔案室中。
3.校刊檔案。《化附周刊》創(chuàng)刊于1999年9月1日，至今已出版410期，連續(xù)三次被朝陽教委評為“優(yōu)秀校刊”，兩次被中國教育學會評為“全國中小學優(yōu)秀校內(nèi)刊物一等獎”。學校檔案室保存了包括創(chuàng)刊號在內(nèi)的全部報紙，它真實地記錄了化大附中的發(fā)展歷程和取得的成績。
4.校民樂團檔案。化大又是一所民樂特長校。校民樂團在各種比賽中獲得了大量獎牌、獎杯和獎狀。這些榮譽也都存放在榮譽檔案室內(nèi)，成為師生愛校教育的重要素材。
5.射箭隊成果檔案。化大是國家體育總局掛牌的全國射箭重點學校，在全國、市、區(qū)的多次射箭比賽中，取得了很好的成績。將射箭隊取得的成果記錄在案，對推動化大體育工作的開展，起到了積極促進作用。
6.“三項宣誓”系列教育活動檔案。在高中階段開展的“三項宣誓”系列教育活動，是化大一項行之有效的教育活動，對加強高中學生的世界觀、人生觀、價值觀教育起到了很好的作用。“三項宣誓”系列教育活動檔案單獨存檔，旨在發(fā)揚光大這一良好的教育項目，使之成為化大德育教育的一大品牌。
7.“三個邁步”系列教育活動檔案。“三個邁步”系列教育活動的開展，使同學們進一步樹立了遠大理想和抱負，使他們更加熱愛學習，熱愛生活，積極進取，更有決心以優(yōu)異的學習成績迎接中考，爭做一名合格的中學畢業(yè)生。
四、服務發(fā)展，提高檔案使用效率
1.學校檔案室所存資料，是學校整體辦學成果、辦學經(jīng)驗的積累，檔案室所存放的各種獎狀、獎牌和獎杯，是學校在發(fā)展進程中所取得成績的總結(jié)。讓老師、學生了解學校的檔案資料，可以激勵師生的愛校情懷。化大每年組織師生參觀學校檔案室、榮譽室，以此激發(fā)師生愛校敬業(yè)、為校爭光的思想，榮譽檔案室成為愛國主義教育和愛校教育的基地。
2.檔案在學校各項迎檢工作中發(fā)揮著不可替代的作用。隨著檔案工作的規(guī)范化，從領(lǐng)導到老師都樹立了很強的檔案意識，學校已形成文件歸檔的良性循環(huán)。學校在迎接各種教育工作檢查中，保存完整的檔案為學校建功立業(yè)。歷次迎檢工作，化大從上到下有條不紊，不加班，不應付，而且每一次檔案材料都會受到上級領(lǐng)導的好評。
五、開拓進取，展望化大附中檔案工作的未來
伴隨著北京國際化發(fā)展的腳步，化大人提出：開拓學校“國際化”視野，強化“品牌化”管理理念，樹立搶救文化遺產(chǎn)的“危機理念”、發(fā)揮檔案存史、貫通未來的“可持續(xù)發(fā)展理念”，創(chuàng)新特色服務的檔案管理工作等理念和發(fā)展思路。結(jié)合校史研究，制定“一刊”、“一室”、“一史”、“一展”、“一會”的工作設想。檔案工作現(xiàn)代化管理、信息化使用是化大檔案工作的發(fā)展方向。設立網(wǎng)絡查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)絡式管理和查詢，進一步提高檔案資料的作用，在各個校區(qū)辦公室就可以查到所需要的資料，同時，在學校校園網(wǎng)上建有學校檔案的部分目錄，便于師生的了解和使用。在區(qū)教委的大力支持下，化大人正努力打造一個適合學校長遠發(fā)展，具有信息化功能的現(xiàn)代化檔案室，更好地服務于化大的教育教學工作;同時使化大的檔案文化向著更高更好的目標發(fā)展，走出學校，走出朝陽，為首都的國際化進程做出相應的貢獻。
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