管窺創(chuàng)建高校信息化檔案管理的舉措論文
一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
高校檔案管理實行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)指通過各種規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的貫徹和實施,使檔案管理各項工作和技術(shù)具有科學(xué)、統(tǒng)一的工作依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn),以保障檔案管理各項工作能夠?qū)崿F(xiàn)有機組合,提高高校檔案管理工作質(zhì)量。在建設(shè)的過程中要克服當(dāng)前各高校檔案管理各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一散亂的管理局面,努力打破各高校在檔案信息化建設(shè)以及軟件開發(fā)等方面體系分散的狀態(tài)。
編派專業(yè)人員對高校檔案管理信息化建設(shè)展開全面的研究,以在全國范圍內(nèi)制定出統(tǒng)一的高校檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃,協(xié)調(diào)具體行動,統(tǒng)一工作思想,集中資金和人力進(jìn)行全文、媒體以及文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作。制定出統(tǒng)一的高校檔案管理相關(guān)技術(shù)、工作、設(shè)備規(guī)范,并以國內(nèi)、國際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)展趨勢為導(dǎo)向制定出高校檔案管理信息化的過程各高校應(yīng)共同恪守的各項準(zhǔn)則。如網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫及通訊標(biāo)準(zhǔn)、信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)索引即著錄標(biāo)準(zhǔn)等。通過對各高校進(jìn)行科學(xué)的協(xié)調(diào)和組織,使各高校在進(jìn)行檔案管理工作時使用統(tǒng)一的管理軟件,進(jìn)而實現(xiàn)高校標(biāo)準(zhǔn)化檔案數(shù)據(jù)庫的建立,實現(xiàn)各高校之間檔案信息資源的共享、互通互聯(lián)以及保密安全。
二、檔案信息數(shù)字化建設(shè)
高校傳統(tǒng)檔案其載體一般都以紙質(zhì)為主,在實際管理工作過程中檔案管理工作者工作量較大,不僅查閱困難,檔案占用的空間也較大,致使高校檔案管理費用支出逐年升高,同時由于其材質(zhì)以紙質(zhì)為主因此在長期保管的過程中易出現(xiàn)檔案發(fā)脆、粘連、泛黃等現(xiàn)象使檔案質(zhì)量受到一定程度的損壞。而進(jìn)行檔案信息數(shù)字化建設(shè)則可以很好的彌補傳統(tǒng)檔案的以上缺陷,使財力、物力、人力都得以極大的節(jié)約。數(shù)字化檔案是指以計算機數(shù)據(jù)庫形式對檔案信息進(jìn)行存放和組織,并通過特定軟件對其進(jìn)行排序和整理,通過軟件檢索功能則能夠快速的查找到相應(yīng)的檔案信息。數(shù)字檔案具有可復(fù)制性在存放上相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加安全和便于管理,并且通過網(wǎng)絡(luò)的傳播功能能夠更好的實現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。
三、網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)
高校在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的同時也帶來了有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的一系列問題,需要我們在建設(shè)檔案管理信息化的過程中進(jìn)行逐步的解決,在這其中檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全問題最為突出。一是要防止由檔案管理人員工作的失誤、計算機病毒攻擊、設(shè)備出現(xiàn)故障等原因而引起的高校檔案信息遺失和損毀。二是高校檔案信息保密的問題,依據(jù)學(xué)校規(guī)定有些檔案的信息是要求保密的有些則是對外公開的,同時根據(jù)等級不同檔案保密信息又被分為絕密、機密、秘密,在管理的過程中需要采取與之相應(yīng)的措施對其進(jìn)行保密。
因此,要想保障高校檔案管理信息化的安全有序建設(shè),首先就要根據(jù)高校的實際情況制定出嚴(yán)格合理的檔案信息化保密安全制度,不斷強化和培養(yǎng)檔案管理工作者信息安全防護(hù)保密的技能和意識;其次,高校應(yīng)采用較為成熟嚴(yán)密的檔案管理控制系統(tǒng),實行責(zé)任到人,引入先進(jìn)有效的計算機網(wǎng)絡(luò)安全防范措施,并在檔案信息安全管理的過程中結(jié)合物理、邏輯等安全隔離防范措施對網(wǎng)絡(luò)“”、“病毒”等危險因素和行為進(jìn)行及時的防范和應(yīng)對。
四、對檔案管理人員進(jìn)行全面化培養(yǎng)
就高校檔案管理工作來說,人是所有工作的主體,工作人員職業(yè)素質(zhì)的高低將對高校檔案管理工作成效的好壞產(chǎn)生直接的影響。要想促使高校檔案管理信息化建設(shè)工作得以保質(zhì)保量的完成,就必須從職業(yè)素養(yǎng)、道德修養(yǎng)、職業(yè)技能等方面對高校檔案管理人員進(jìn)行全面的提高。具體來說,首先高校要針對其人員管理特點在檔案管理的過程中建立科學(xué)、完善的員工培訓(xùn)管理制度,用以對高校在職檔案管理人員實行有計劃的培訓(xùn)和教育,在其原有檔案管理知識結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行更新,提升檔案管理業(yè)務(wù)整體水平,主要培訓(xùn)內(nèi)容包括:現(xiàn)代檔案管理、計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、檔案法等方面的知識。
其次,針對高校檔案管理的信息化建設(shè)要努力選調(diào)、引進(jìn)專業(yè)的計算機應(yīng)用人才,并對其進(jìn)行高校檔案管理業(yè)務(wù)相關(guān)知識培訓(xùn),使其能夠在最短的時間內(nèi)以最佳的狀態(tài)融入到高校檔案管理信息化建設(shè)工作中去。對檔案管理人員進(jìn)行全面化培養(yǎng)使其成為能夠熟練掌握并運用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理復(fù)合型人才,以更好的適應(yīng)高校檔案管理發(fā)展的實際需要,最終實現(xiàn)高校檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化。
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