高校人事檔案管理信息化建設策略論文
摘要：本文首先分析了高校人事檔案管理信息化建設的意義，其次闡述了我國高校人事檔案管理存在的問題，最后提出了加強我國高校人事檔案管理信息化建設的策略。
關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；高校人事檔案管理；信息化建設
一、高校人事檔案管理信息化建設的意義
高校人事檔案管理信息化建設在多個方面具有重要意義。一是滿足人事工作發(fā)展的基礎需求。檔案管理是人事工作的重要內(nèi)容，人事檔案包含了大量的數(shù)據(jù)信息。人事工作目標是服務于人才工作，從人事檔案中能夠了解詳細的人才信息，根據(jù)人才不同的能力和專長進行合理的人才配置，為人才提供合適的崗位。二是滿足人事檔案發(fā)展的必然需求。隨著時代的發(fā)展，檔案載體發(fā)生了很大變化，從古代的竹簡、紙，到現(xiàn)在的光盤、照片和錄像等，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔n案，大大提升了檔案管理的效率。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，對高校人事檔案管理提出了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的管理模式不能滿足當代信息化的要求，必須進行管理手段的改革，推動信息化建設。
二、我國高校人事檔案管理存在的問題
（一）缺乏信息化管理意識，管理模式單一
大數(shù)據(jù)時代信息化進程不斷加快，但我國高校人事檔案還未全面普及信息化管理，檔案管理人員缺乏信息化管理意識和先進的管理模式。當前許多高校的人事檔案管理依舊為沒有改變傳統(tǒng)的管理方式，沒有跟隨時代的進步運用現(xiàn)代化的信息技術，導致管理效率遲遲未能提升，在管理的經(jīng)濟性和科學性上沒有有效改善。造成這種情況的重要原因之一就是檔案管理人員的信息化意識太薄弱，認為人事檔案管理只是信息的收集和整理或者數(shù)據(jù)的記錄，對實際工作沒有太大意義和價值。由于先進管理意識的缺乏導致管理模式?jīng)]有得到有效改善，人事檔案管理僅流于形式，管理的目的僅僅是資料的查找和登記以及資料的保存和信息咨詢等，沒有發(fā)揮人事檔案管理的真正作用。管理方法上使用的依然是手動檢索，耗費人力物力和時間，效率極低。部分高校已經(jīng)嘗試了使用檔案管理的信息化建設，但是沒有配置足夠的硬件設施，還是難以脫離傳統(tǒng)的管理模式，無法達到信息資源的共享，檢索不具有時效性，檔案依舊以實體為主缺乏數(shù)字化建設，使得高校人事檔案管理工作不能從根本上得到優(yōu)化管理。
（二）檔案硬件設施落后，人員數(shù)量不足
要想加強高校人事檔案管理的信息化建設，就要投入資金和人力。但是當前高校沒有重視檔案管理的信息化建設，缺乏資金和人員的投入，導致檔案管理的信息化建設嚴重滯后。許多高校的檔案室面積過小，缺乏先進硬件設施，檔案管理人員的管理意識不足，未具備良好的職業(yè)素質(zhì)以及計算機技術水平，降低了人事檔案管理的效率，使得信息化管理模式難以應用和普及，很大程度上阻礙了信息管理系統(tǒng)的建設。許多高校使用的管理系統(tǒng)是自身研發(fā)的管理軟件，技術缺乏統(tǒng)一的標準，功能不完善，僅僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息登記和編輯等簡單功能的信息化，系統(tǒng)存儲量小，提供的服務范圍狹窄，無法體現(xiàn)人事檔案管理對人才管理的重要意義，難以滿足大數(shù)據(jù)時代對信息管理的高要求。
（三）缺乏信息安全意識，容易造成信息泄露
當前我國部分高校管理人員的信息安全意識淡薄，在使用信息的過程中容易造成信息丟失。在大數(shù)據(jù)時代，信息的安全性普遍降低，需要加強有力的手段對人事檔案進行保護，降低信息丟失的風險，否則一旦受到不法分子的篡改和竊取，會對高校人事檔案管理造成損失。采取信息化手段則能提升信息管理的效率，簡化管理流程，為檔案管理創(chuàng)造多方面的便捷，為高校人事變動提供可靠的保障。人事檔案對保密性有很高的要求，如果忽視信息管理的安全性導致信息泄露，可能會發(fā)生嚴重的信息安全事故甚至違法行為。
三、我國高校人事檔案管理信息化建設的策略
（一）加強宣傳，提升檔案信息化意識
對于高校人事檔案管理，人們?nèi)菀缀雎云渲匾裕瑢芾砟康挠兴`解，認為檔案管理的內(nèi)容就是信息的存取和查閱，忽視了人事檔案管理對人才培養(yǎng)和選拔的依據(jù)作用。在大數(shù)據(jù)時代，要加強人事檔案管理信息化建設的宣傳，向人們傳播現(xiàn)代化的信息管理意識，明確管理目標及其對高校人才配置的作用，讓人們重視人事檔案管理的信息化建設。而且，信息化建設并不僅僅是先進設備的引進和操作，要著眼于信息共享和提升資源的利用率，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，全面推動高校人事檔案管理的信息化進程，促進我國經(jīng)濟轉(zhuǎn)型和科技發(fā)展。因此，在高校人事檔案管理中要運用先進的檔案管理技術，實現(xiàn)由實體檔案向信息檔案轉(zhuǎn)型，加大科技的普及，充分利用人事檔案資源，為高校人事工作提供有效的依據(jù)。
（二）完善信息化管理系統(tǒng)建設
高校人事檔案管理的信息化建設是一個長期、系統(tǒng)的工程，要從基礎工作開始逐步推動信息化建設發(fā)展。原始數(shù)據(jù)是人事檔案最重要的第一手資料，要全面收集和審核第一手資料，用科學的手段檢驗數(shù)據(jù)的真?zhèn)危ＷC原始數(shù)據(jù)的真實性和完整性，為檔案管理系統(tǒng)的建設提供重要的基礎。要實現(xiàn)信息化建設必不可少的就是數(shù)據(jù)庫的建立，將完整的人事檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫進行統(tǒng)一編輯和管理，便于進行人事檔案的檢索和調(diào)用，并且要定期進行數(shù)據(jù)庫的維護以防數(shù)據(jù)篡改和丟失的情況發(fā)生。建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，可以大大提升檔案利用率，保障檔案的安全和完整，為高校人事調(diào)整和人才利用提供極大的便利。
（三）提升檔案管理人員素質(zhì)，改善管理手段
當前部分高校的檔案管理人員技術水平較低，不具備綜合管理能力，不能滿足大數(shù)據(jù)時代對復合型人才的要求。因此，高校要加強檔案管理人員的業(yè)務水平，為其提供必要的崗位培訓以提升檔案管理信息化意識和崗位責任，并建立完善的管理制度對檔案管理人員的工作行為進行約束和規(guī)范。檔案管理人員的管理素質(zhì)和業(yè)務水平對高校檔案管理的效率有著直接的影響，因此應提升檔案管理人員的技術水平和責任意識，及時引進符合管理要求的綜合型人才，能夠促進檔案管理信息化建設的穩(wěn)定進行。在大數(shù)據(jù)時代背景下，我國高校人事檔案管理在許多方面有待完善，面臨新時代的高要求和新壓力，要不斷加強高校人事檔案管理的信息化建設，實現(xiàn)信息資源的高效利用，創(chuàng)新管理模式，加強檔案管理人員的素質(zhì)建設和技術培訓，全面服務于檔案管理信息化建設，從而為高校的人事調(diào)整提供可靠的保障，充分發(fā)揮高校人才培養(yǎng)和優(yōu)勢，促進高校綜合實力的提升，為社會的發(fā)展和科技的進步作出貢獻。
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